Профсоюз работников морского транспорта Государственного предприятия Морской торговый порт «Южный» насчитывает более 4000 членов. В составе профсоюзного комитета первичной профсоюзной организации работают 22 человек.
Учитывая большую численность членов профсоюза и значительный оборот денежных средств, перед профкомом встала задача автоматизации своей работы.
Помощь Заказчику в выборе оптимального программного решения оказали специалисты компании ООО «Арт Софт».
По результатам взаимных консультаций, обследования особенностей ведения учета в организации Заказчика, изучения предъявленных Заказчиком требований было рекомендовано выполнить автоматизацию на базе типовых программных решений. Важным преимуществом продуктов является их открытость, что позволяет не писать программу «с нуля», а модифицировать типовые программные решения для адаптации под специфические требования.
Внедрение ПП «Бухгалтерия для Украины» позволило автоматизировать стандартные задачи ведения бухгалтерского и налогового учета и подготовки отчетности штатными средствами типовой конфигурации.
Для обеспечения нестандартных, специфических требований Заказчика специалисты  ООО «Арт Софт» доработали функционал типовой конфигурации «Бухгалтерия для Украины» в части:
  •  учета целевого финансирования;
  • учета выдачи подарков, материальной помощи членам профсоюза;
  • учета различных выплат членам профсоюза;
  • учета взаиморасчетов с членами профсоюза;
  • формирования специфических отчетов («Отчет по использованию целевых средств», «Взаиморасчеты с членами профсоюза», «Сведения о членах профсоюза», «Отчет по составу семьи члена профсоюза»);
  • создания регламентных документов по закрытию периода;
  • автоматического расчета НДФЛ, формирования ведомости 1ДФ;
  • сервиса по регистрации в системе нового члена профсоюза.
В рамках внедрения налажен информационный обмен между ПП «Бухгалтерия для Украины» и ПП «Зарплата и Управление Персоналом для Украины», системой управления банковскими счетами «Клиент-Банк», информационной системой порта.
В результате реализации проекта возросла достоверность и прозрачность учета, значительно снизилась трудоемкость учетных операций и подготовки регламентированной отчетности в государственные органы и специфической отчетности в вышестоящую профсоюзную организацию. Интеграция с другими автоматизированными системами, в том числе с информационной системой порта, минимизировала риск ошибок при ручном вводе и дублировании данных.
Использование программных продуктов «Бухгалтерия для Украины» и ПП «Зарплата и Управление Персоналом для Украины» и их адаптация к профсоюзной специфике является оптимальным решением для комплексной автоматизации работы первичной профсоюзной организации (независимо от количества членов и отраслевой принадлежности профсоюза).

Выполнены следующие работы:

  • консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения;
  • продажа выбранных программных продуктов;
  • доставка программных продуктов в офис заказчика;
  • установка программного обеспечения на компьютеры заказчика;
  • сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе;
  • планирование этапов работ, составление календарного плана работ;
  • создание интерфейсов и наборов прав пользователей;
  • техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация);
  • интеграция с другими системами;
  • интеграция со сторонними системами автоматизации;
  • начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета;
  • ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков;
  • перенос данных из предыдущих систем автоматизации;
  • обучение в группе в офисе заказчика.

Работы по адаптации типового решения:

 1. В целях параллельного отражения в учете средств целевого финансирования изменены документы: 
«Авансовый отчет», «Ввод начальных остатков», «Поступление товаров и услуг», «Списание товаров», «Требование-накладная», «Ввод ОС в эксплуатацию», «Принятие к учету НМА», «Ввод в эксплуатацию МБНА», «Приходный кассовый ордер», «Расходный кассовый ордер», «Начисление ЗП», «Платежное поручение».
2. Разработаны новые документы: 
«Проведение мероприятий», «Выдача подарков», «Выдача путевок», «Начисление денежных выплат членам профсоюза». Все документы содержат расчет НДФЛ с отражением в бухучете и во взаиморасчетах, и, где необходимо, в 1ДФ, ЕСВ, ЕСВ ФОТ.
3. Разработан сервис регистрации/изменения состояния (прием, перемещение, снятие с учета) членов профсоюза.
4. Разработан документ «Смета» для получения отчетности по плану/факту в разрезе статей с возможностью использования в двух вариантах: «жесткий» («Смета» – документ контроля) и «мягкий» («Смета» – документ планирования).
5. Во всех документах предусмотрены групповые подборы, отборы и т.п.
 
6. Разработаны отчеты, специфичные для профсоюзной организации: «Отчет по использованию целевых средств», «Взаиморасчеты с членами профсоюза», «Сведения о членах профсоюза», «Отчет по составу семьи члена профсоюза».
7. Реализован сервис по обмену информацией с портовой программой «Мастер регистрации нового члена профсоюза».