Проект внедрения систем автоматизации бизнеса всегда начинается с осознания необходимости изменений. Исходить оно может сверху, от высшего руководства, по инициативе акционеров, по результатам какого-нибудь серьезного аудита работы предприятия, или снизу, по причине накопившихся проблем в рабочих процессах.
Осознание необходимости сформировалось, что дальше? А дальше возникает сразу множество вопросов:

  • С чего начать? Что именно нужно автоматизировать?
  • Каких результатов нужно добиться?
  • Где сложности, и зачем их необходимо решать?
  • Как стыковать с имеющимися системами, с источниками данных?
  • Что из данных загружать в новую систему для старта, какие справочники? Где и в каком виде они находятся?
  • Какие задачи можно выполнить своими силами, а какие с помощью подрядчика?
  • Что нужно предусмотреть на перспективу развития бизнеса в ближайшие несколько лет?
  • Количество и квалификация сотрудников необходимых для проекта, нужны ли организационные изменения?
  • Каковы необходимы дополнительные ресурсы для реализации проекта?
  • Сколько времени необходимо для реализации проекта – календарный план?
  • И наконец сколько это будет стоить — бюджет проекта?
  • Насколько быстро окупятся нововведения?

Для получения ответов на все эти вопросы необходимо грамотно спланировать проект, включавший в себя:

1. Отчет обследования – структурированный документ, который описывает:

  • Цели и задачи проекта и новой системы автоматизации;
  • Перечисление общих требуемых от системы функций;
  • Список бизнес-процессов, подлежащих автоматизации в состоянии «как есть»;
  • Оценку существующей автоматизированной системы — состояние технического обеспечения и уровень модернизации — на предмет ее соответствия требованиям проекта;
  • Выбор программных продуктов с обоснованием и расчетом количества лицензий;
  • Перечень общих требований заказчика к функциональным возможностям, которых нет в предложенных программных решениях, и их нужно дорабатывать дополнительно;
  • Оценка возможностей интеграции с существующей ИТ-инфраструктурой компании.

2. Функциональные требования (ФТ) – структурированный документ, описывающий и детализующий все полученные от заказчика требования, и механизм их реализации.

3. Техническое задание – по пунктам ФТ – описание технической реализации полученных требований.

4. Финансовый план (бюджет) проекта.

5. Календарный план выполнения работ по проекту – составляется в виде таблицы и диаграммы Ганта на основании пунктов ТЗ.

Что и помогает сделать предпроектное обследование.

Существующие проблемы

Очень часто заказчики в целях экономии средств отказываются от проведения предпроектного обследования и, в результате слабой предпроектной подготовки или полного отсутствия проектной документации при внедрении систем автоматизации очень часто выясняется, что:

  • В общих, а зачастую, и устных пожеланиях специалистов заказчика имелось в виду несколько другое
  • Появились ранее не учтенные дополнительные обстоятельства
  • Возникли технические нюансы решений
  • Нужно еще доработать это, иначе не получится то
  • У заказчика появились новые пожелания, к ранее не зафиксированным функциональным возможностям системы, документам и отчетам…

Решение всех этих нововыявленных задач потянет время, которое уже зафиксировано в календарном плане, и которое не заложено в цену у разработчика, а у заказчика в своем бюджете.

Стороны могут выходить из ситуации разными сценариями:

  • Разработчик ведет работы по проекту за свой счет – убыток, и надеется его компенсировать будущим сопровождением
  • Стороны ищут выхода из конфликта, связанного с возникновением необходимости оплачивать дополнительные работы, которые нужно еще отдельно учитывать и оплачивать, согласовывать с заказчиком по их закрытии.
  • Стороны останавливают проект

В любом случае, от такой ситуации не выиграет никто: разработчик теряет и время, и репутацию, и, возможно, финансы.

Заказчик же рискует получить сорванный проект, впустую потраченный бюджет и негативное отношение к разработчикам в целом.

Решение проблемы

Обязательное предпроектное обследование проекта по внедрению программного обеспечения «Арт:Порт®» с разработкой Проектной документации в одном из приведенных ниже видов:

1) Быстрый старт – для проектов трудоемкостью до 200 человеко-часов

Заключается в собирании, формулировании и систематизации всех пожеланий и требований специалистов заказчика к планируемой автоматизированной системе (АС) в проектном документе Спецификация требований (СТ) с добавлением описания технической реализации полученных пожеланий и требований – Образец СТ приведен в Приложении 1 – Таблицы 1 и 2.

Цель СТ – зафиксировать, систематизировать и проанализировать как можно больше пожеланий и требований специалистов заказчика к планируемой АС, с описанием технической реализации всех полученных требований.

2) Размеренный старт – для проектов трудоемкостью до 800 человеко-часов

Разработка проектной документации заключается в:

1. Собирании, формулировании и систематизации всех пожеланий специалистов заказчика к планируемой АС в документе Функциональные требования (Таблица 1 Приложения 1).

2. Описании технической реализации требований специалистов заказчика в привязке к пунктам ФТ в документе Техническое задание (ТЗ) с детальным описанием требований, с формулами, детализацией полей, примерами форм документов и отчетов, оценкой трудоемкости – Образец ТЗ приведен в Приложении 2.

Цель ТЗ – более точная формулировка технической реализации функциональных требований специалистов заказчика к АС, и их систематизация.

Наличие утвержденного обеими сторонами качественной проектной документации существенно упростит:

  • Разработчику – своевременно выполнить и сдать работы по проекту
  • Заказчику – получить качественную АС, отвечающую всем требованиям его специалистов

3) Детальный проект

Проектная документация состоит из следующих документов

  1. Отчет обследования
  2. Функциональные требования
  3. Техническое задание
  4. Финансовый план (бюджет) проекта
  5. Календарный план выполнения работ по проекту

Цель Детального проекта – максимально изучить объект автоматизации, требования заказчика к будущей АС, спланировать и оценить программные работы и их трудоемкость, а также стоимость предполагаемого проекта и план его реализации.

Выполнение предпроектного обследования

Выполнение работ по предпроектному обследованию и разработке проектной документации выполняется на основании договора предпроектного обследования.

В проектах «Быстрый старт» и «Размеренный старт» порядок выполнения предпроектного обследования может быть описан в договорах на внедрение АС

Стоимость работ устанавливается по соглашению сторон и зависит от оценочной суммы программных работ по проекту внедрения и вида Проектной документации.

По мере реализации проекта все возникаемые дополнительные пожелания и требования специалистов заказчика к АС, ранее не учтенные в Проектной документации, отдельно фиксируются в документе Дополнительные задачи (ДЗ) – Приложение 3, и учитываются либо в новых спецификациях или в рамках абонплаты по «ИТС Отраслевой Арт:Порт».

Выполненные работы фиксируются, тестируются и принимаются специалистами заказчика по Акту выполнения программных работ (Приложение 4).

Единая система нумерации ФТ, ТЗ и ДЗ позволит легко взаимосвязывать и идентифицировать требования заказчика и программные работы при их выполнении и сдаче.

Какие выгоды получает заказчик

Прежде чем начать строительство офиса или производственного помещения — заказчик обязательно нанимает разработчиков проектнуй документации. И само собой разумеется, что строительные инженеры разрабатывают чертежи, схемы в зависимости от пожеланий и требований заказчика, и все их строго придерживаются.

К построению системы автоматизации нужно относиться также внимательно как к построению здания, построишь не то — перестраивай, а фундамент подведет — придется все начинать заново.

Итогом предпроектного обследования становится информация для принятия правильного решения, в том числе:

  • Понимание целей и задач, в проекции на бизнес-процессы компании – что, в свою очередь, помогает сориентироваться по движению бизнеса, и наметить план дальнейшего развития.
  • Список всех задач к внедрению — разработчик нацелен всегда выявлять все возможные и невозможные вопросы, до начала внедрения, чтобы они не всплыли позже при вводе в эксплуатацию.
  • Опыт консультантов от осуществленных внедрений, дает возможность посмотреть на задачи с новой точки зрения, и взять на вооружение успешные инструментарии.
  • Бюджет и сроки реализации проекта — после выяснения потребностей в автоматизации оценка проекта становится более точной, а руководителю, когда понятен объем работ и финансирования, решение принимать гораздо легче;
  • Возможность подготовить человеческие ресурсы и к предстоящему проекту, и к объемам работ по нему. Здесь важно понимать и загруженность, и необходимость в дополнительных ресурсах, и в мотивации персонала. А также морально подготовить коллектив и вовлечь их в непосредственное формирование требований к системе — это помогает в дальнейшем избежать саботажа на тему “нас не спрашивали, когда решали”.
  • Общий анализ работ по проекту, позволяющий определить, какие работы можно выполнить своими силами, а какие силами специалистов заказчика — это оптимизирует затраты на внедрение;
  • Понимание возможных рисков, способных влиять на ход работы, и мер по минимизации их воздействия;
  • Возможность реально оценить экономический эффект и сроки возврата инвестиций.

В итоге все сводится к деньгам и рискам — как разумно вложить, и не потерять.

Если вы планируете затеять какое-либо внедрение, независимо от того, знаете вы по какому пути развития идти или еще в поиске, и чтобы проект под вашим руководством прошел успешно, обращайтесь к нашим консультантам, они помогут вам определится с организацией предпроектного обследования.