Продолжая обсуждение темы, начатой в статье «Автоматизация бизнес процессов при операциях с зерном», поговорим о приемке реестров ТТН выгруженного или погруженного транспорта на элеваторе.
Обычно обработкой этих реестров занимаются менеджеры или экспедиторы, отвечающие за перевозку приобретенной в рамках контракта сельскохозяйственной продукции.
По оценкам зернотрейдеров — эта операция занимает много рабочего времени, которое тратится менеджерами совершенно не эффективно. Особенно это становится заметно при увеличении потока заключаемых договоров покупки зерна в разгаре сезона. При этом возникает большой поток транспорта, перевозящего зерно от сельхозпроизводителей или с линейных на портовые элеваторы, и резко вырастает потребность в быстром и качественном учете перевозимых ими объемов. Некоторым трейдерам даже приходится нанимать отдельного сезонного сотрудника, который занимается анализом реестров выгруженного транспорта и разносит данные из него в существующую на предприятии систему учета в разрезе менеджеров и заключённых ими контрактов.
В чем здесь главная проблема и чем же вызваны такие сложности?
Она состоит в том, что нет единого стандарта данных, которые выдают элеваторы своим поклажедателям.
Каждый элеватор выдает данные так, как принято в его учетной системе и удобно его сотрудникам: в большинстве случаев это, конечно, Excel-таблицы, но некоторые формируют PDF-файлы или документы Word.
Проще всего, конечно, обрабатывать excel-таблицы, но и тут вопрос в том, что формы этих таблиц и набор данных, присутствующих в них, отличаются у каждого элеватора. Да и данные, которые каждый зернотрейдер использует для своего учета, отличаются от одного предприятия к другому.
На рисунке ниже приведены примеры форм реестров ТТН, рассылаемых элеваторами:
Впервые столкнувшись с автоматизацией, большинство менеджеров, работающих в зерноторговых компаниях, были уверены, что этот процесс автоматизировать невозможно. Слишком много разных вариантов записи одних и тех же характеристик, форматов данных, заголовков таблиц и т.д. В одних таблицах веса записаны в тоннах, в других в килограммах. У одних таблиц в одной графе «Культура» сразу вся информация о принимаемой продукции: «Пшеница 3 кл. 2020 г.», а в других это три разных столбца: «Пшеница», «3 класс», «2020 год». И таких отличий и нюансов масса.
Проанализировав все варианты входящих документов и то, что необходимо получить в итоге, мы смогли убедить зернотрейдеров в возможности автоматизации этого рутинного процесса. Был разработан программный модуль «Арт:Реестр ТТН», выполняющий в автоматическом режиме эту механическую работу, освобождая от неё менеджеров и давая им возможность заниматься своим главным делом – торговать и заключать контракты, зарабатывая деньги.
Следует отметить, что модуль может работать не только с реестрами автомобильных ТТН, но также учитывать перевозку зерна в железнодорожных вагонах и контейнерах. В этом случае идентификация минимально учитываемой партии товара, подлежащая учету в рамках выполнения контракта, будет идти не по ТТН или номеру автомобиля и прицепа, а по номеру вагона при железнодорожных или контейнера при контейнерных перевозках зерна.
Модуль может работать для учета:
- зернотрейдерами перевезенной и выгруженной продукции на зерновых терминалах;
- погруженного зерна, при его вывозе, например, с разных линейных элеваторов, в рамках одного контракта при продаже на зерновом терминале в порту.
Как работает модуль обработки реестров выгруженного/погруженного транспорта.
Общая идея в том, что в качестве входных данных для его работы выступают:
- Реестры ТТН выгруженных/погруженных машин (вагонов, контейнеров) в виде excel-файла, полученные от элеваторов. Некоторые их образцы показаны на рисунке выше.
- Excel-таблица с планом вывоза продукции на день. В ней указаны фамилии менеджеров, номера и даты договоров покупки, номера машин, которые планируются к выгрузке на элеваторе в текущий день c загруженным в них весом и т.д.
Результат работы модуля: единообразная excel таблица, в которой собрана вся необходимая информация из принятых реестров машин. То есть, все цифры из разных столбцов каждого реестра будут собраны в одну таблицу, а каждая строка реестра, т.е. машина, перевозившая зерно, отнесётся к менеджеру и договору покупки или продажи, в рамках которого она и перевозила зерно.
Один из вариантов итоговой таблицы показан на рисунке ниже:
На рынке уже существуют задачи, которые просто преобразуют разные реестры к одному формальному виду. То есть они, фактически переставляют столбцы разных excel-таблиц в нужном заказчику порядке.
Модуль «Арт:Реестр ТТН» идет дальше. Он сопоставляет каждую строку реестра с заключенным менеджером договором с контрагентом и добавляет в эту сроку соответствующую информацию. В итоге получается таблица, в которой видны результаты работы менеджеров и состояние исполнения договоров.
Обычно такую операцию у зернотрейдеров делают каждое утро с данными за прошлый день – так легче контролировать работу. Ну а дальше готовую таблицу за день можно использовать либо «переливая» данные из неё в обобщенные сводки за неделю, месяц, год и т.п., либо для приема во внутреннюю АСУ предприятия, в существующую на нём систему управленческого учета.
В зависимости от необходимых заказчику показателей, данные в итоговой таблице могут отличаться:
- добавлены требуемые столбцы;
- строки могут быть отсортированы в нужном порядке;
- можно выделить цветами критически важные цифры, например, превышенные нормы потерь зерна при перевозке и т.д.;
- суммарные данные по договорам, менеджерам или всего за день;
- и т.п.
Система обработки реестров уже обучена принимать и распознавать данные из многих таблиц, формирующихся на портовых и линейных элеваторах. Так же в ней есть режим «обучения» с помощью оператора для приема данных из новых, пока не известных ей, реестров. Обучив систему один раз, из каких столбцов нужны данные, в дальнейшем она будет автоматически работать с новым реестром.
Пример окна настройки для приема нового реестра:
То есть, если трейдер начал работать с новым элеватором, чьи реестры еще ни разу не обрабатывались в задаче, администратор может:
- воспользоваться режимом обучения и самостоятельно научить модуль обрабатывать этот реестр;
- передать этот образец разработчику, который сам внесет правила его обработки в базу реестров.
Если реестры поступают зернотрейдеру по электронной почте – можно настроить автоматическую обработку полученных файлов. Т.е. после поступления на почту предприятия письма от элеватора с реестром выгруженных или погруженных машин система сама извлечет из него вложенный excel-файл и обработает его.
После обработки реестра, экономисту (менеджеру), работающему с задачей будет предоставлена возможность проверить принятые данные и подтвердить их корректность, проставив соответствующие «галочки» и тем самым подтвердив, что задача правильно обработала реестры. Этот режим особенно нужен при первоначальной настройке и обучении модуля. В дальнейшем, после проведения всех проверок в настройках «Арт:Реестр ТТНа» можно разрешить принимать все данные, не вызывающие сомнений, автоматически.
В случае, если при обработке строки реестра возникли какие-либо ошибки или сомнения, модуль оставит эту запись для проверки оператором и будет ждать его решения. Только после того, как оператор проверит сомнительную запись и поставит соответствующую «галочку», данные из неё будут считаться обработанными.
Система сама ведет учет уже обработанных файлов и не даст возможности принять один и то же файл повторно. Так же учитываются и файлы, при приеме которых возникли ошибки.
Вариант, когда одна автомашина успевает за один день по одному контракту дважды участвовать в вывозе зерна, решается тем, что номер этой машины заносится в план перевозок два раза.
Так же все выполненные операции записываются в системный журнал (log-файл), по которому всегда можно проверить кто, когда и какие реестры обрабатывал и возникшие при их обработке спорные ситуации.
Все обработанные файлы и сгенерированные модулем отчеты, хранятся на компьютере заказчика.
Режимы работы модуля «Арт:Реестр ТТН»
Существует несколько вариантов работ модуля обработки реестров выгруженного или погруженного транспорта.
Аренда модуля на сервере разработчика по схеме «excel таблицы на входе – excel таблица на выходе»
Самый простой вариант. Вы берете этот модуль в аренду с ежемесячной оплатой, независимо от того, сколько таблиц было обработано.
Зернотрейдер получает нужное количество лицензий для доступа к модулю в режиме WEB-интерфейса на круглосуточно работающем сервере разработчика.
При запуске модуля менеджер трейдера в диалоговом режиме выбирает все excel-файлы с реестрами ТТН от зерновых терминалов, которые нужно обработать и excel-таблицу с планом вывоза конкретными автомашинами продукции по заключенным договорам. В результате работы модуля, он получает итоговую таблицу стандартной формы, которую сохраняет у себя на компьютере и работает с ней дальше по своему усмотрению.
Этот вариант отлично подойдет как для работы зернотрейдеров, у которых нет своей автоматизированной системы управленческого учета, так и для варианта «попробовать». При этом можно проверить работу модуля, отладив схему работы с этой информацией менеджерами, перед принятием решения о его покупке для работы в других режимах.
Покупка модуля для работы по схеме «excel таблицы на входе – excel таблица на выходе»
Модуль и необходимое количество лицензий покупается и устанавливается на компьютерах покупателя.
При этом возможна доработка интерфейса, функциональности и выходных таблиц под требования заказчика, что оговаривается отдельно.
Покупка модуля с встраиванием в существующую АСУ предприятия.
Если у трейдера уже есть работающая АСУ или существует система управленческого учета и ведения договоров с контрагентами с возможностью учета данных по выполняемым контрактам, то результаты работы модуля обработки реестров ТТН можно передавать непосредственно в существующую систему. Естественно, при этом придется доработать вопросы передачи исходных и обработанных данных из реестров непосредственно в базы данных существующей на предприятии АСУ. Данные по менеджерам, заключенным договорам поставки и машинам, участвующим в перевозке зерна по контрактам, так же могут браться из АСУ или существующей системы управленческого учета предприятия. В случае необходимости можно использовать и другую информацию, необходимую трейдеру для работы. Например, данные по качеству каждой конкретной партии зерна и т.п.
В составе системы управления деятельностью зерноторгового предприятия «Арт:Логистика зернотрейдинга»
Если у Вас, как зерноторгового предприятия, ещё нет системы управления производственными процессами трейдинга зерна, но есть понимание её необходимости – можно рассмотреть вопрос о построении своей собственной АСУ на базе разработанной ООО «Арт Порт» системы «Арт:Логистика зернотрейдинга».
Она включает в себя практически все модули, необходимые для построения эффективной и удобной АСУ, позволяющей не только оптимизировать работу сотрудников предприятия, но и значительно повысить её скорость и эффективность.
В самом общем виде функции этих модулей описаны в статье «Автоматизация бизнес процессов при операциях с зерном».
Одним из таких модулей как раз и является модуль обработки реестров «Арт:Реестр ТТН».
В случае, если у Вас остались или возникли вопросы по работе этого модуля мы всегда готовы их обсудить. Учитывая особенности работы каждого зернотрейдера, ООО «Арт Порт» открыто к обсуждению новых идей и индивидуальных требований по работе с ним и готово учесть их в своих разработках.