Внедрение электронных товарно-транспортных накладных (Е-ТТН) запланировано на 1 августа 2023 года. Сама идея является абсолютно верной, и ее реализация принесет реальные выгоды в виде экономии времени и денег, а также повысит оборачиваемость средств для всех участников зернового бизнеса. Однако, как и у любого нового проекта, у этой инициативы имеются свои «детские болезни».

В двух словах об общей схеме работы Е-ТТН

Главным элементом проекта является Центральная база данных (ЦБД), которая находится под управлением Министерства инфраструктуры Украины (МИУ) и предназначена для хранения всех электронных товарно-транспортных накладных. Взаимодействие с ЦБД осуществляется через сертифицированных провайдеров. Хотя в проекте заинтересовано много провайдеров, на июнь 2023 года только две компании — EDIN и ПТАХ — прошли сертификацию.

Все участники перевозок могут работать только с сертифицированными провайдерами. Независимо от выбранного провайдера, все они будут использовать ЦБД для работы с Е-ТТН. Различие между провайдерами заключается в их ценовой политике и дополнительных сервисах, предоставляемых клиентам.

Любой участник перевозки имеет возможность создавать электронные товарно-транспортные накладные: грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель. Однако подписание накладной происходит в строгой последовательности: сначала грузоотправитель, затем перевозчик (водитель) и, наконец, грузополучатель.

В этой статье мы хотим поговорить о некоторых сложностях, которые могут возникнуть при внедрении Е-ТТН в зерновом бизнесе и о том, что нужно сделать заранее, чтобы их избежать.

Особенности внесения значений взвешиваний в ТТН при перевозке зерновых

Основная сложность в том, как вносить вес в Е-ТТН. Это, кстати, касается и перевозок вообще насыпных и наливных грузов, например, масла.

Давайте рассмотрим схему работы при перевозке зерна со склада фермера на элеватор или в портовый терминал. Как она работает с бумажными ТТН сейчас и как, на наш взгляд, она должна работать с электронными ТТН.

  1. Прежде всего, создается «черновик» Е-ТТН. Его по правилам может создавать кто угодно: грузоотправитель (фермер; линейный элеватор, отгружающий зерно; трейдер и т.д.), перевозчик или грузополучатель, но только в том случае, если все они работают с одним провайдером. Так как эта ТТН еще не подписана грузоотправителем, а, значит, не зарегистрирована в ЦБД и её могут видеть только те, кто работает с одним провайдером.

Итак, в этом «черновике» может не быть данных по весу, так как их просто пока никто не знает, и данных по машине и водителю, так как не всегда известно, какая машина придёт под загрузку. Эту ТТН-ку никто ещё не подписывает и она не зарегистрирована в ЦБД.

Как вариант, в системе провайдера можно сделать функцию приема данных по «черновикам ТТН» из внешнего файла – проще всего из Excel-файла. Чтобы грузоотправитель не вручную вносил эти данные, а принимал их из предоставленного другими участниками перевозки файла и этот процесс приема данных был задокументирован в системе для исключения «человеческого фактора».

  1. Когда уже реальная машина приезжает под загрузку, то в Е-ТТН вносится информация по ней и водителю, если её не было в «черновике». Далее машина заезжает на весы и снимается вес тары. Загружается зерно, и машина вновь взвешивается на вес брутто. Соответственно вычисляется вес загруженного зерна – вес нетто как разница брутто и тары.
  2. После внесения всех трех весов грузоотправителем, Е-ТТН подписывает сначала грузоотправитель, а затем водитель.

Вот здесь как раз важный нюанс. В Е-ТТН нужны именно три веса: вес пустого автомобиля (вес тары), вес загруженного автомобиля (вес брутто) и вес самого зерна (вес нетто), который рассчитывается автоматически как разница брутто и тары. Это нужно для исключения «человеческого фактора» и «облегчению жизни» грузоотправителю – ну не будут же они в столбик или на калькуляторе считать вес нетто.

  1. Если участники перевозки обслуживаются у разных провайдеров, то тогда ТТН должен создать грузоотправитель, которому остальные участники должны предоставить все данные для неё и подписать её первым. Только после этого её увидят все остальные. Он же должен добавить в неё и всех, в интересах кого проводится эта перевозка, но не её участников. Например, трейдера, выступающего посредником между фермером и экспортером, портовый терминал, перегружающий зерно в порту из машины в квоту экспортера или другого квотодержателя, чтобы они могли видеть «что к ним едет» и т.д.
  2. Зерновоз едет в конечную точку маршрута, например, в портовый терминал.
  3. В точке разгрузки (терминал, порт, элеватор и т.п.) зерновоз сначала взвешивается на вес брутто, разгружается, и взвешивается на вес тары. Таким образом, в Е-ТТН опять же нужны 3 веса из точки разгрузки: тара, брутто и нетто.

Т.е. нужны все три веса отдельно: тара, брутто и нетто в точке погрузки и отдельно в точке разгрузки. Почему? Потому, что это позволит избежать злоупотреблений, о которых в этой статье мы рассуждать не будем, и исключит создание акта разногласий по весу, который должен составляться водителем в случае, если вес при перевозке изменился. И если поле «вес нетто» будет в ТТН одно, а вес меняется очень часто, то составление таких актов для водителей будет постоянным.

Причем вноситься в Е-ТТН вручную или автоматически (через API, предоставляемое провайдерами) из системы учета грузоотправителя (грузополучателя) после взвешиваний, должны только вес тары и брутто. Так же и редактироваться могут только эти же данные. Вес нетто должен высчитываться автоматически и исключать возможность редактирования.

Проблема в том, что на нынешнем этапе (июнь 2023 года) в Е-ТТН есть не все нужные поля. И эти поля ЦБД нужно вводить.

Ведь не зря вес тары и брутто уже давно существуют в бумажной ТТН.

Еще момент. В реальности на многих предприятиях стоят двое весов. Одни на въезде, на которых при погрузке взвешивается пустая машина (вес тары), а при выгрузке вес брутто. А вторые весы на выезде. На них, наоборот, при погрузке взвешивают брутто, а при выгрузке – вес тары.

При использовании бумажной ТТН, на предприятиях где нет автоматизированной системы учета, в неё на первых весах записывали один вес, а на вторых другой и при выезде машины водитель получал уже готовую ТТН.

Даже если весы одни, то первый вес нужно где-то записывать и хранить, до того момента как будет готова ТТН.

Для предприятий, на которых стоит система автоматизации учета и на которых все данные с весов автоматически считываются и вносятся в АСУ, отсутствие в Е-ТТН поля «Вес тары» не станет критическим, но будет не удобным, так как ломается привычная схема работы. А вот для тех, у кого нет таких систем – придется вписывать эти веса вручную где-то в EXCEL-табличках, журналах, каких-то «блокнотиках», что создает возможности для злоупотреблений, да и просто «человеческий фактор» еще никто не отменял.

На наш взгляд очень важным будет факт того, что при внедрении электронной ТТН схема и логика работы не будет отличаться от бумажной, к которой привыкли участники зернового рынка.

Какие ещё возникают мысли при внедрении Е-ТТН для перевозки насыпных грузов

  1. Разработчики систем учета для элеваторов, портовых терминалов, МЭЗ и т.д. должны уже сейчас начинать дорабатывать свои системы для работы с Е-ТТН.

Простые примеры:

Первое. Если раньше ТТН формировалась в учетной системе и она просто распечатывалась, то теперь её нужно создать как Е-ТТН. Причем это может быть и «черновик», когда еще не известен номер машины, загруженный вес и когда уже известны все данные для создания реальной ТТН.

Второе: Если вес тары и брутто вносится в систему учета, причем не важно как, вручную или автоматически считывается с весов, то его по API нужно передавать сразу и в Е-ТТН. Иначе получится, что эти данные нужно вручную переносить в кабинет Е-ТТН. И представьте, как это будет делать сотрудник, отвечающий за работу с ТТН. Он должен постоянно переключаться между разными программами, не перепутать цифры и правильно внести все данные. А если терминал обрабатывает по несколько сотен машин в сутки? С работой в разных кабинетах увеличится время обработки каждой машины.

Третье. Очевидно, что если сотрудник уже привык работать в своей учетной системе, то он и должен в ней же ставить подпись грузоотправителя или грузополучателя, что вполне возможно реализовать, используя API провайдеров.

Четвертое. Вообще всем предприятиям нужно уже сейчас проанализировать свои бизнес процессы и системы автоматизации и понять, что и как в них нужно менять и чем раньше этим заняться, тем лучше. Неплохо об этом сказано в статье об опыте внедрения Е-ТТН в АТБ.

  1. Еще один важный момент. Наличие веса нетто при погрузке и разгрузке позволит уйти от актов расхождения веса, которые составлялись ранее некоторыми грузоотправителями и зернотрейдерами и предъявлялись перевозчикам с требованием возместить убытки, связанные с потерей зерновых при перевозке. При наличии этих двух весов в Е-ТТН это и будет основанием для выставления таких требований. Согласитесь, что если погрузили 25 тонн, а привезли на выгрузку 24,7 тонны, то кто трейдеру или грузоотправителю будет компенсировать потери при перевозке и на основании каких документов? А с Е-ТТН всё просто и понятно. Сразу после подписи грузополучателя Е-ТТН перевозка считается выполненной и все расчеты между участниками могут происходить уже через несколько минут после этого, что позволит резко увеличить оборачиваемость средств, как у сельхозпроизводителей, так и у трейдеров. Ведь теперь не нужно будет ждать, когда водитель или почта доставят подписанные бумаги.
  2. Грузоотправитель списывает зерно со склада по весу нетто, который был при погрузке, а грузополучатель, соответственно, приходует его на свой склад по весу нетто при приемке груза. Поэтому эти данные должны быть в ТТН и быть законным основанием для проведения складских операций.
  3. Согласно нынешним правилам первым подписывает е-ТТН грузоотправитель и только после этого она становится видна всем остальным участникам перевозки, если они обслуживаются у разных провайдеров. Но это значит, что вся ответственность за создание ТТН лежит на грузоотправителе и его сотруднике. И тут интересный момент: Получается, что трейдер, покупающий как посредник зерно у фермера, должен сообщить ему кому он его продаст, какому экспортеру (№1), чтобы фермер, при создании ТТН указал его в качестве грузополучателя. А если этот экспортер (№1), отказался по каким-то своим причинам его принимать, когда оно в дороге или уже прибыло к нему и трейдер будет его направлять на другого экспортера (№2), то при создании акта изменения грузополучателя фермер и экспортер (№1) то же должны его подписывать? А им нужны эти проблемы трейдера? Сам трейдер не участник перевозки и права подписи Е-ТТН и создания акта не имеет – хотя именно он инициатор перевозки. Возможно, в ТТН нужно ввести еще одного участника – трейдера, который может влиять на права замены получателя, перевозчика, а может и грузоотправителя.

Далее. Если сотрудник грузоотправителя (завсклада, бухгалтер) ошибется в каких-то данных ТТН, которые ему передали, например, по телефону, то он будет нести ответственность за неправильно составленный документ (именно поэтому лучше, чтобы эти данные вносились автоматически из эксель-фала, переданного ему). Он же должен подписать акт расхождений при внесении в него изменений. А зерновики работают круглосуточно, в отличие от остальных, и, значит, этого фермера или работника элеватора будут «дергать» среди ночи – «давай подпиши акт расхождения». Просто интересно, как это будет происходить в реальной жизни и как избежать «человеческого фактора» при таком подходе? Так же здесь нужно внимательно проанализировать роли и права участников перевозки по составлению различных актов и прав подписи в них для исключения случаев возможного мошенничества.

  1. Хорошо бы в Е-ТТН предусмотреть дополнительные поля, в которых можно указать дату и номер контракта или договора с грузополучателем (грузоотправителем), в рамках которого сдается это зерно грузополучателю или осуществляется сама перевозка. Так как трейдер покупает зерно в конкретной машине по одному контракту, а продает его экспортеру по другому договору.
  2. Возможно, опционально, в информации о машине, которая везет груз, должны быть не только её габаритные характеристики, но и характеристики типа кузова: самосвал, бортовой и т.п. Эти данные помогут грузополучателю заранее знать, как он будет разгружать её.
  3. Хотелось бы понимать, какие гарантии сохранности информации с точки зрения её «утечки» дают провайдеры и ЦБД. Согласитесь, объем информации в этой базе будет огромный и просто ценнейший. Практически жизнь всего Украинского бизнеса, а не только зерновиков, «будет как на ладони». И не дай бог, эта база «ляжет» — как будет работать весь бизнес в таком случае? Так же бизнес должен понимать свою схему работы при реальном отключении электричества и связи.

Уверен, что у МИУ и провайдеров ответы на эти вопросы есть. Просто хотелось бы, чтобы и бизнес ответы на них знал «до», а не «во время» и «после» экстренного события.

  1. Часто идут споры о водителях – смогут они пользоваться Е-ТТН или не смогут? Как они будут подписывать, как работать, у них «не хватит ума освоить эти подписи», «в поле нет интернета» и т.п.

Первое. Опыт работы нашей компании, особенно при внедрении системы электронной очереди для компании «Луи Дрейфус», говорит о том, что водители достаточно быстро освоили работу в специализированном WEB-приложении для постановки в очередь и нормально в нём работают. Тем более выхода у них не будет – Е-ТТН, рано или поздно, будет внедрена для всех перевозок.

Второе, В принципе в работе водителя ничего не изменится, наоборот, станет даже лучше. Он и раньше ставил подпись в ТТН, что принял груз к перевозке и отвечает за него. Но, зато с них снимется вся бумажная волокита, которая сейчас висит на их «хрупких плечах».

Третье. Практически у всех у них имеются смартфоны. Наш опыт показал, что только 2-3% водителей ездили с кнопочными аппаратами. Ну а у кого не было – перевозчики им покупали смартфоны «для служебного использования».

Четвертое. Вот что действительно важно, так это то, чтобы провайдеры сделали простой, удобный и понятный водителям интерфейс в стабильно и надежно работающем приложении, с подсказками без «заумных компьютерных терминов», выложили на ютубе обучающие ролики и т.п. Чтобы процесс обучения был быстрым и эффективным.

Что хочется сказать в заключении.

В данной статье мы озвучили лишь часть вопросов, возникших на раннем этапе изучения работы с Е-ТТН. Думаем, что в процессе тестирования возникнут и дополнительные вопросы.

Не стоит ли МИУ рассмотреть возможность отложить внедрение Е-ТТН для аграрных предприятий до тех пор, пока не будут решены все возникающие проблемы? Учитывая, что в это время будет наибольшая активность в сфере перевозок, может быть разумнее начать внедрение Е-ТТН немного позже, но с более тщательной подготовкой.

Возможно, для решения всех проблем стоит создать рабочую группу, включающую экспертов рынка, представителей крупных терминалов, трейдеров и сельхозпроизводителей. Эта группа, совместно с провайдерами и Министерством инфраструктуры Украины, может разработать подробную логику и схему работы с Е-ТТН в зерновом бизнесе. В противном случае, с 1 августа возможен коллапс в зерновых автомобильных перевозках.

Крайне важно, чтобы Министерство инфраструктуры, ответственное за внедрение этого проекта, оперативно и эффективно реагировало на возникающие проблемы и предложения участников зернового рынка и провайдеров, принимая быстрые и обоснованные решения.

Надеемся, что МИУ и другие заинтересованные стороны присоединятся к этой дискуссии. Времени до начала внедрения остается немного.