Автоматизация внешней логистики элеваторов для повышения их эффективности и уменьшения затрат поклажедателей

Практически для всех элеваторов или зерновых терминалов остро стоит вопрос автомобильных очередей перед въездом. Больше всего это касается тех, что расположены в населенных пунктах или к которым нужно ехать по городским улицам.

Особенно острой, практически для всех, тема стоянок груженых зерновозов на улицах перед въездом или столпотворения машин на площадках отстоя становится в сезон сдачи зерна. Согласитесь, что элеватор, обеспечивающий минимальное время простоя транспорта во всех этих очередях явно будет иметь «жирный плюс» перед конкурентами в глазах поклажедателя.

Причем этот вопрос очень актуальный не только  для элеваторов и зерновых терминалов. Не менее важный интерес эта тема представляет для поклажедателей и зернотрейдеров. Ведь это именно они оплачивают перевозчикам простои транспорта, увеличивая свои расходы.

Решение этой задачи представляется вполне реальным и обоюдовыгодным для всех участников процесса торговли и хранения зерна. Причем решить её можно так, что элеватор или зерновой терминал сможет повысить и свою собственную эффективность работы путем сокращения времени обслуживания каждой машины. А значит и увеличит общее количество машин, обрабатываемых за сутки.

В чем смысл этого решения

В создании электронной очереди транспорта, планируемого под разгрузку или погрузку на зерновом терминале и управления ею. Фактически так, как сейчас реализована запись к врачу в поликлинику или в центры административных услуг. Есть четко определенное время приема – человек пришел и его обслужили.

Из опыта общения с некоторыми представителями, как менеджмента элеваторов, так и зернотрейдеров нам возражали по типу:

• «С нашими дорогами спланировать время приезда просто нереально»;
• «Да это невозможно сделать, всё равно, будут ездить без очереди»

И так далее в том же духе.

Мы не согласились с такой постановкой вопроса. Население уже привыкло заранее записываться к врачу и не сидеть под дверью полдня, а прийти за 5-10 минут и, не теряя времени в очередях, сразу зайти к нему. Да, не всегда получается так идеально, но в большинстве случаев, ждать приходится недолго.

Так же потихоньку привыкнут и зернотрейдеры, фермеры и другие поклажедатели, тем более, когда увидят свои выгоды от этого.

Позиция некоторых менеджеров элеваторов «пусть все едут к нам, всё равно обслужим, пусть хоть и через день, а если все будут видеть, что здесь большая очередь, так вообще не приедут» на наш взгляд, не совсем корректна.

Фермер приедет сегодня, простоит два дня в очереди, но в следующий раз лучше поедет на другой элеватор, но не будет терять время и деньги, попусту простаивая в очереди.

Аналогично и перевозчик не хочет нести убытки – перевозя грузы, он заработает больше, чем на простое.

Грамотные фермеры и логисты зернотрейдеров при планировании перевозок также пытаются учесть возможное время простоя и реальную ситуацию на зерновом терминале. Наиболее опытные логисты, имеющие хорошие связи и контакты, как на элеваторах, так и среди автоперевозчиков и их водителей, прежде чем отправить машины на разгрузку пытаются определить возможное время простоя и свои затраты в этом случае. При этом, для уменьшения издержек, перенаправляют зерновые потоки на другие элеваторы, переносят сроки вывоза зерна от производителя или даже отправляют зерно, уже находящееся в машинах, на другие контракты в ближайшие, более свободные зерновые терминалы.

В ситуации с элеваторами можно заметить следующее: хотите жить в том же бардаке, что и раньше – пожалуйста. Желаете планировать свою работу, беречь нервы сотрудников и дополнительно зарабатывать – начинайте планировать и управлять потоком машин.

В качестве решения этой проблемы ООО «Арт Порт» занимается разработкой её программного решения.

Общая логика работы

Прежде всего, хочется пояснить, что речь идет об очереди заезда на сам зерновой терминал, а не об организации очереди  на площадках отстоя, тем более их может быть несколько.

Обязанности по организации и ведению очереди накладываются на конкретного сотрудника. Всегда должен быть кто-то ответственный. Это может быть регистратор транспорта, который уже есть на терминале и в настоящий момент выписывает бумажные талоны, охранник на въезде или другой менеджер, определенный руководством.

Смысл идеи в том, что создается электронная очередь с порядковым номером и ориентировочным временем заезда автомобиля. Указывать в ней только время заезда не всегда имеет смысл, так как в силу разных причин время может сдвинуться, а порядковый номер останется.

Менеджер по работе с очередью создает необходимый план заездов, исходя из требований зернового терминала: времени обработки одной машины, предпочтительной культуры, которую нужно принять и т.п.

Например, известно, что каждые 15 минут можно запускать одну машину на территорию для работы с ней.

Создаются различные варианты плана заезда:

• Простой и четкий план с заездом каждые 15 минут:
  №1 – 7⁰⁰, №2 – 7¹⁵, №3 – 7³⁰, №4 – 7⁴⁵  и т.д.

• С учетом планируемой к выгрузке культуры или в зависимости от номера технологической линии, на которую планируется заезд. Например:

Пшеница фуражная на первой линии:
№1.1 – 7⁰⁰, №1.2 – 7¹⁵, №1.3 – 7³⁰, №1.4 – 7⁴⁵ и т.д.

Кукуруза на второй линии:
№2.1 – 7¹⁰, №2.2 – 7²⁵, №2.3 – 7⁴⁰, №2.4 – 7⁵⁵ и т.д.

• Может быть и такой вариант, что в каждом втором или третьем часе работы оставляется 20-30 минут времени для «непредвиденных обстоятельств»: задержки в обслуживании или для приема машин, приехавших без записи и т.п. Все понимают, что в жизни бывают разные моменты и нужно время для их решения.

Вариантов составления таких планов много, меняться они могут хоть каждый день, и нужный определяется не программистами, а менеджерами элеватора и опытом работы.

Причём такое планирование идёт не только «сегодня на сегодня», но и «сегодня на завтра» или «сегодня на завтра и всю следующую неделю». Его организует сам зерновой терминал. Согласитесь, ведь гораздо приятнее и продуктивнее работать в спокойном спланированном ритме, без лишних нагрузок на нервные клетки и голосовые связки персонала.

Кто имеет  право записывать машину в очередь

Доступ к записи в эту очередь дает сам зерновой терминал и только тем, с кем заключен договор. То есть, любой желающий «хакер» или конкурент из интернета не может зайти и записать на разгрузку «левую» машину, которая потом не приедет, но очередь будет занята. Ну а сам терминал, как и до этого, ведет «черные» списки, с кем не хочет иметь дело.

Поставить автомобиль в очередь на разгрузку может:

• Сам производитель зерна – хозяйство сдающее зерно на хранение;
• Зернотрейдер, покупающий продукцию у производителя и везущий её на элеватор. Это могут быть его логисты, экспедиторы или водители;
• Автотранспортное предприятие, выполняющее перевозку зерна. Если заказчик перевозки делегирует, ему предоставляют такие права в виде временного логина и пароля;
• Водитель конкретной автомашины, которому производитель, зернотрейдер или руководство перевозчика доверило право записываться в очередь. Как раз он может наиболее точно определить время, когда сможет подъехать на разгрузку.

Опять же всё это будет определять сам зерновой терминал исходя из своих условий. Он будет выдавать логин и пароль на право работы с электронной очередью.

Это могут быть как постоянные логин и пароль, выдаваемые на период действия договор с поклажедателем, так и временные, получаемые на ограниченный конкретный период времени. Например, водитель получает от зернотрейдера временные права доступа к очереди на период работы с ним по договору для вывоза закупленных трейдером зерновых. К примеру, на 2 дня или неделю.

Запись машины в очередь на разгрузку или погрузку

Поклажедатель, имеющий доступ к этому плану понимает, когда есть свободные периоды для заезда и делает предварительную запись своей машины в эту очередь.

Он же знает, когда планирует приехать.

При первичной записи машины в очередь может указываться не только её номер, но и другая необходимая информация по водителю и планируемой к выгрузке культуре, в том числе телефон ответственного за груз поклажедателя. Это может быть как фермер, сдающий на хранение свою продукцию, так и зернотрейдер.

В случае, если у менеджера очереди появляются какие-либо сомнения, по поводу записавшегося, он может удостовериться, что это реальная машина и такой рейс действительно будет. Только после этого номер в очереди на указанное время подтверждается зерновым терминалом, и он становится занятым для других. Если время занял проверенный партнер, не вызывающий никаких сомнений – никакой дополнительной проверки не понадобится. Ну а принцип «кто первый встал – того и тапки», еще никто не отменял.

Вся система состоит из нескольких компонентов работающих как отдельные модули. Одни в АСУ элеватора
или зернового терминала, к примеру, администрирование пользователей и подготовка вариантов расписания очереди. Другие модули выполнены в виде приложений для смартфонов. Часть функций можно выполнять через браузер, часть через мобильные приложения или мессенджеры.

Мобильное приложение даже, наверное, более удобно – менеджерам «в поле» и водителям так будет гораздо удобнее и проще. Да и, наверное, логистам зернотрейдера удобнее записывать свои машины в очередь не только находясь за офисным компьютером, но и в любое время в удобном месте.

Регистрация прибывшей машины на площадке для отстоя, проверка и ввод дополнительной информации

Зная, что машина должна заехать на территорию элеватора в указанное время, водитель, естественно, старается приехать немного заранее и уже по приезду регистрируется у оператора элеватора, отвечающего за организацию и ведение внешней очереди, подтверждая, что он фактически готов к заезду. Это все делается в уже разработанном приложении «Арт:Регистратор зернового терминала».

Регистрация может происходить как на внешней площадке для отстоя транспорта, так и непосредственно перед заездом на территорию элеватора. Всё зависит от организации работы и для выполнения этих функций можно использовать даже сотрудников охраны.

Оператор работает с мобильным приложением на смартфоне, в котором сверяет номер машины, фамилию водителя и другую информацию с введенными при регистрации данными и, при необходимости, корректируя их.

В случае необходимости, можно также ввести и дополнительную информацию, необходимую для работы АСУ элеватора : номер и всю нужную информацию из ТТН. В будущем, когда заработает анонсированный министерством инфраструктуры проект о внедрении электронных ТТН (приказ № 413 Міністерства Інфраструктури України), эти данные можно будет подгружать в систему автоматически.

Если машина по какой-либо причине не появляется ко времени регистрации, то менеджер очереди всегда может прямо из этого же приложения позвонить водителю и уточнить в чём проблема. Исходя из полученной от водителя информации, он решает, что делать дальше – пускать следующую по очереди машину, уже стоящую на отстое, освободить это время для записи других автомобилей, или сделать другое действие.

В случае, если машина приехала без всякой первичной регистрации, менеджер очереди сам вносит через мобильное приложение всю необходимую информацию и решает, когда эта машина въедет на территорию.

Что это дает элеватору или зерновому терминалу?

• Четкое и оперативное понимание менеджментом — какие машины, с какими культурами и весом готовы на выгрузку;
• Предварительное внесение информации в АСУ зернового терминала и реальную экономию времени при въезде машины на разгрузку. Вся информация уже будет в системе учета, и машина сразу едет на взвешивание или анализ зерна

Заезд машины на территорию элеватора для разгрузки или погрузки

Если автомобиль прошёл регистрацию и наступает плановое время, менеджер очереди разрешает заезд на территорию элеватора и водитель получает информацию об этом.

Это может быть:

• команда по громкоговорителю;
• информация на табло, видимое всем водителям;
• СМС или звонок водителю от менеджера очереди из мобильного приложения: «свайпнул» по номеру машины в одну сторону – водителю ушла СМС, «свайпнул» в другую – сделал звонок.

Машина заезжает на территорию элеватора и далее двигается по схеме внутренней логистики, принятой на конкретном терминале: берутся пробы зерна, едет на взвешивание, становится под разгрузку или погрузку и т.д.

Но в чём эффект, что важно и удобно при использовании такого подхода?

Вся предварительная работа по вносу первичных данных в систему учета элеватора, уже сделана при записи машины в очередь или при регистрации у менеджера очереди на площадке отстоя. Время обслуживания каждой машины непосредственно на элеваторе сокращается, что приводит к увеличению общего количества машин, обработанных за сутки.

Причём большинство информации вносится в месте её порождения – у поклажедателя.

Она же несколько раз проверяется независимыми людьми:

• поклажедателем при вводе;
• сотрудником при регистрации машины на площадке отстоя;
• менеджером при работе с машиной непосредственно в самом элеваторе.

Всё это резко уменьшает влияние «человеческого фактора».

Перспективы развития системы

В качестве дальнейшего развития этой системы возможно управление формирующейся очередью с учетом планируемой номенклатуры выгружаемой продукции.

Понимая, что если сейчас элеватор осуществляет приемку, например, кукурузы, то машины с пшеницей логичнее собрать вместе одной группой и запускать после приема всех машин с кукурузой. Указывая в планируемой очереди желаемую культуру, элеватор может даже дополнительно привлечь тех, кто не хочет стоять сутки на другом зерновом терминале, ожидая разгрузки.

Итак, подведем итоги:

Задачи, решаемые модулем организации и ведения электронной очереди в АСУ элеватора:

1. 1. Организация и управление электронной очередью въезда на зерновой терминал;
   2. Ввод и проверка предварительных данных, необходимых для обслуживания транспорта непосредственно на элеваторе. Набор данных, которые можно ввести в АСУ зависит от требований конкретного элеватора. Он может быть от минимальной информации о машине, водителе и поклажедателе до ввода всех данных из ТТН, привезенной водителем;
   3. Контроль выезда машин с территории элеватора. В нем на выезде машины должно отмечаться время. Делать это можно и автоматически с помощью камер, считывающих номер;
   4. Формирование запроса руководству в случае каких-либо нештатных ситуаций и получение от него согласованного ответа;
   5. Формирование информации о текущем состоянии очереди и планируемых на разгрузку культур в разрезе наименований и тоннажа для менеджеров элеватора;
   6. Сбор и накопление информации в электронном виде о реальном потоке транспорта для дальнейшего анализа

Какие плюсы дает элеваторам и зерновым терминалам организация автомобильной электронной очереди

1. Возможность более четко планировать свою работу;
2. Уменьшение времени на обработку каждой машины;
3. Уменьшение затрат на содержание площадки отстоя, так как со временем уменьшится количество простаивающих там машин;
4. Уменьшение конфликтов с местными властями и населением в связи с большим скоплением тяжелых зерновозов на подъездах к элеваторам и зерновым терминалам. Особенно это критично для приморских областей: Одесской, Николаевской, Херсонской, Запорожской;
5. Работа с электронной очередью вовсе не отменяет свободного приезда машины с зерном, очерёдность обслуживания которой будет решать менеджерами терминала уже на месте;
6. Возможность дополнительного заработка. Ведь доступ к этой очереди может быть и платным – пусть это будут и не большие деньги, но поклажедателю должно быть дешевле заплатить за запись в очередь и уменьшить время простоя, чем платить за него;
7. Для менеджеров элеватора появится лишний аргумент при покупке сельхозпродукции и торговле по цене: «пусть у нас на 10 гривень за тонну дешевле, но зато нет простоев и платы за них»;
8. Возможность анализа накопленной в электронном виде информации о реальном потоке транспорта

Плюсы для зернотрейдеров и других поклажедателей

1. Планирование своей работы. Так как в системе можно видеть реальное состояние очереди на текущий момент, поклажедатель может, хотя бы ориентировочно, спланировать время, когда он должен быть на элеваторе;
2. Уменьшение затрат на оплату простоя автотранспорта;
3. Получение руководством и менеджерами текущей информации о состоянии обслуживания каждой машины на терминале в реальном времени: они в дороге, ждут или уже разгружаются

Если у Вас остались или возникли вопросы по организации работы с  электронной очередью и мобильным приложением «Арт:Регистратор зернового терминала» мы всегда готовы их обсудить. Учитывая наличие и удаленность площадок для отстоя, используемую систему учета и другие особенности организации работы каждого элеватора или зернового терминала, ООО «Арт Порт» открыто к обсуждению новых идей и индивидуальных требований к этому приложению и готово учесть их в своих разработках.