Опыт внедрения кейсов автоматизации деятельности портов и зерновых терминалов в годы войны

В условиях войны, нестабильной логистики и сжатия экспортных каналов каждый час работы порта становится золотым. Но если вместо движения — бесконечные очереди, бумажная волокита, человеческие ошибки, то работа порта превращается в хаос, который съедает время, деньги и нервы всех участников процесса.

Именно автоматизация сегодня разделяет тех, кто развивается, и тех, кто теряет рынок. Почему? Потому что скорость, прозрачность и гибкость стали оружием в борьбе за перевалку и клиента. Автоматизация позволяет обрабатывать больше машин тем же составом сотрудников, снижает себестоимость и даёт владельцам и грузоотправителям онлайн-доступ к статусу своих грузов.

В этой статье — реальные кейсы 2022-2025 годов, как украинские порты и терминалы уже сегодня внедряют автоматизацию, превращая рабочие места своих сотрудников в управляемую экосистему, где каждая тонна идёт в работу без потерь. Чтобы не просто выжить, а удержаться в игре на завтрашнем рынке.

В новом маркетинговом году аналитики предрекают уменьшение урожая, а значит и объемы экспорта. Следовательно, увеличится конкуренция за право перевалки и важнейшими факторами в этой конкурентной борьбе будут стоимость и скорость работы.

Таким образом, портам и зерновым терминалам нужно обеспечить:

  • Уменьшение очередей и времени обработки каждой машины и вагонов на терминале.
  • Уменьшение себестоимости обработки одной машины и вагона.
  • Оптимизировать работу персонала, что бы тем же составом обрабатывать большее количество транспорта.
  • Предоставление новых и удобных информационных услуг, как для перевозчиков, так и для самих экспортеров.
  • Освоение новых вариантов перевалки, например, работа с контейнерами

Важным вопросом на сегодняшний момент является и дефицит кадров, о чем мы говорили в статье «Кадры решают всё – но где их взять? Автоматизация как один из способов решение кадровой проблемы.»

Одной из причин более эффективной работы некоторых портов и зерновых терминалов стали проведенные ими работы по внедрению автоматизированной системы учета обрабатываемых грузов, управления внутренней и внешней логистикой, оптимизацией бизнес процессов.

Учредители и руководство этих компаний, понимая, что работа в «бумаге» и «excel-автоматизация» начинает серьезно тормозить производственный процесс, задумались о внедрении автоматизации, что в итоге стало одним из их конкурентных преимуществ.

В этой статье мы хотели бы рассмотреть некоторые кейсы по автоматизации бизнес процессов в портах и зерновых терминалах,  внедренных в 2023 – 2025 годах.

Автоматизация в каждом проекте внедрялась поэтапно, давая коллективам время и возможности для спокойного изучения и обучения работы с системой. Что ещё очень важно – система дорабатывалась под конкретные бизнес-процессы и требования заказчиков.

В осуществленных проектах автоматизация включала в себя все этапы обработки грузов:

  • автоматический прием реестров машин от контрагентов;
  • электронная очередь прибытия машин в порт;
  • регистрация машин на КПП и выдача водителям штрих-кодов (прямо на телефон водителя или в виде пропуска) для идентификации автомобиля на всех этапах обработки грузов;
  • автоматизирована работа весовых;
  • сотрудники складов работают с мобильным приложением, проверяя, что машина пришла на тот склад, который нужно и фиксируя в системе факт и время выгрузки (погрузки) машины;
  • работу тальманов на причалах – аналогично оператору склада, тальман проверяет правильность прибытия машины на причал к указанному судну и фиксирует факт её выгрузки (погрузки);
  • работу с судовыми документами: декларацию по подходу судна, поручения на отгрузку, генеральный акт, манифесты, различные сертификаты и т.п.;
  • весь учёт всех типов грузов на складах;
  • для учредителей, руководства предприятий и грузовладельцев разработаны специальные WEB-приложения, позволяющие в реальном времени видеть текущее состояние обработки грузов и выполнения контрактов.

Автоматизированы все варианты работы с грузами: как через склад при накоплении отгружаемой или принимаемой партии, так и прямой вариант, при погрузке (выгрузке) непосредственно на судно (из судна).

Рабочее место логиста (начальника смены, диспетчера)

Практически в любом порту или терминале есть сотрудник, мы будем называть его логистом, организующий всё движение транспорта. Он должен иметь своё автоматизированное рабочее место, позволяющее:

  • Видеть, какой транспорт едет в его адрес и когда планируется его прибытие.
  • Управлять потоком прибывающего автотранспорта, который ещё в дороге или уже прибыл в накопитель: номера машин, заказчики и контракт, в рамках которых они едут, наименование грузов, тоннаж и т.д.
  • Видеть и управлять транспортом, который уже в накопителе или в обработке на территории терминала.
  • Простым нажатием кнопки «мышки» выбирать и оповещать нужные ему машины о необходимости выезда на терминал, используя для этого телеграмм-бот или систему автодозвона до водителей прямо из кабинета логиста, а не звонить каждому водителю.
  • Оперативно видеть состояние отгрузки на судно и управлять этим процессом понимая, сколько машин и тоннаж зерна в них ждёт на стоянке, разгружается, в дороге и т.п. Он не может вызвать больше чем нужно машин на причал и устроить там «столпотворение» или наоборот, создать простой погрузки.
  • Просматривать и корректировать информацию о транспорте в пути, на территории, во время обработки согласно текущему бизнес-процессу. Может менять направление выгрузки машин – на склад или по прямому варианту сразу на судно, выполнять другие необходимые операции по учёту и управлению одной или несколькими выбранными машинами сразу.
  • Видеть динамику отгрузки по каждому судну: сколько нужно загрузить всего, уже загружено и осталось, какие машины выгружены, среднее качество партии и т.д.
  • Принимать автоматически в систему данные по вагонам из АСУ Укрзализницы

В АСУ терминала данные всех транспортных средств, планируемых и уже находящихся в дороге, должны попадать заранее.

Для этого существует несколько вариантов:

  • Получение информации о планируемых к прибытию машинах от системы электронной очереди. В этом случае водители, самостоятельно вносят все данные из ТТН в систему учёта и получают точное время заезда в терминал.
  • Импорт информации из Excel о машинах, едущих в адрес терминала в соответствии с заключённым контрактом. Форматы Excel-таблиц, в которых передаются эти данные, могут быть различными. Причём, приём данных может происходить вообще без участия логиста – автоматически через электронную почту.
  • Дополнительный — ручной ввод данных по одной машине, либо на площадке внешнего накопителя или непосредственно на КПП терминала по прибытию машины

Таким образом, в момент прибытия машины на КПП и её регистрации, в системе уже есть все необходимые данные из ТТН и сотруднику остаётся только сверить информацию и поставить признак прибытия машины на терминал.

Электронная очередь

На нынешнем этапе важным моментов в работе перевозчиков является оборачиваемость автотранспорта и другой критичный вопрос – нехватка водителей. Эта тема хорошо освещена в статье «Урожай меньше, фур — пруд пруди. Как чувствует рынок зерновой автологистики накануне нового сезона?». Т.е. перевозчикам важно, чтобы машина пришла в порт или на терминал и была быстро обработана, а не стояла в простое.

В организации этого процесса неоспоримое преимущество имеет система электронной очереди, которая позволяет зерновому терминалу не только раздать тайм-слоты, в который он без ожидания примет и обработает автомобиль, но и распределит заранее машины по необходимому самому терминалу плану завоза. Т.е., если ему нужно за сутки принять 500 тонн кукурузы до обеда и 1000 тонн пшеницы после обеда, то используя план завоза в электронной очереди, автомобилям заранее будут определены время заезда машин, согласно определенного плана по культурам, экспортерам и т.п.

При подаче заявки на прибытие в порт водитель получает точное время заезда (тайм-слот), когда машину смогут обработать. Такой подход позволяет спланировать работу, как самого порта, так и перевозчиков, резко уменьшает время пустого простоя и оптимизирует работу транспорта у перевозчиков.

Диспетчер или логист порта видит состояние очереди, количество машин, идущих в его адрес в разрезе грузов, контрактов, поставщиков и т.д.

Подъезжая к КПП и регистрируясь на въезде, водитель получает штрих код (в виде бумажного пропуска или на свой мобильный телефон в телеграмме), который точно идентифицирует автомобиль при обработке в порту.

Регистрация машины (вагона) при прибытии в порт (терминал)

Первый и очень важный этап в бизнес-логике обработки машины.

На этом этапе регистрируется прибытие машины, а диспетчер либо сверяет уже введенные по ней данные в системе учета с данными из бумажной ТТН, либо вносит все данные в систему вручную. Если это происходит вручную, то в среднем занимает 3-5 минут на машину в зависимости от особенностей учетной системы и навыков диспетчера по работе с ней. При сверке уже внесённых данных это уже 1-2 минуты, что резко ускоряет регистрацию на КПП.

Регистрируясь на въезде, водитель получает штрих код (в виде бумажного пропуска или на свой мобильный телефон в телеграмме), который точно идентифицирует автомобиль на следующих этапах логистической цепочки.

Кстати, при работе с телеграмм-ботом или в кабинете водителя в электронной очереди, все необходимые документы, такие как пропуск, схема проезда в порт, идентификационный штрих код, дополнительные инструкции и т.п. могут передаваться водителю заранее в электронном виде, а не тратить время на их распечатку на КПП при регистрации.

Рабочее место весовщика

Во внутренней логистике в порту или на терминале весовые используются два раза: при взвешивании веса брутто и тары. Поэтому уменьшение времени обработки машины (вагона) на весовой сразу приносит двойной эффект.

Основных моментов при этом несколько:

  • Идентификация машины, вагона.
  • Непосредственно взвешивание.
  • Занесение значения веса в учетную систему.

Например, считывая штрих код, полученный на КПП, учетная система сразу идентифицируют машину, и на экране появляется её карточка. При самом взвешивании машины значение веса, снятое с весопроцессора, автоматически попадает в систему – весовщик ничего не вводит в систему вручную, что ускоряет процесс и ликвидирует «человеческий фактор».

Особенность размещения весов на территории некоторых терминалов таковы, что один весовщик не может визуально контролировать все весы одновременно. Он не видит, заехала машина на них или ещё нет. Есть ещё и фактор отсутствия необходимого количества персонала, не всегда есть возможность на каждый весовой комплекс посадить отдельного сотрудника.

Поэтому в некоторых кейсах в АРМ весовщика была реализована возможность постоянного снятия показаний одновременно со всех установленных весов, например, с двоих, и показ этих значений в одном окне.

Если на них «0» — значит, естественно, на весах нет машины. При заезде транспорта на весы показания изменяются, затем фиксируется вес автомобиля (брутто или тара), который автоматически заносится в АСУ терминала.

Работа лаборатории

В отличие от элеватора, хранящего зерно, портовый терминал должен отгрузить на судно зерно в партии с указанным в договоре качеством. Для чёткого контроля качества всей партии в системе учёта реализован контроль качества по каждой машине и среднее качество по всей отгружаемой партии.

Таким образом, лаборант, определивший качество зерна в очередной машине как обычно вводит эти данные в систему учёта. При этом старший лаборант сразу видит, как изменится среднее качество всей формируемой партии, если эту машину выгрузить на склад или судно и, в зависимости от этого, принимает решение о выгрузке и выдаёт водителю направление – куда выгружать машину.

При автоматизации можно связывать лабораторное оборудование с системой учета и результаты анализов вводить непосредственно с прибора в систему, минуя ручной ввод. Это ускоряет процесс и устраняет «человеческий фактор» в работе лаборатории.

По результатам анализов определяется место выгрузки машины.

Рабочие места сотрудника склада и тальмана и их мобильные приложения

Водитель едет на склад или на причал и выгружается. При этом сотрудник склада, в который выгружают зерно, или тальман на причале должны проконтролировать, что эта машина правильно приехала и дать ей разрешение на выгрузку. Сделать это они могут с помощью специальных мобильных приложений.

Для исключения человеческого фактора и точного контроля правильности выгрузки/погрузки машин было разработано и внедрено два приложения. Для сотрудников склада – мобильное приложение «Оператор склада», а для тальманов – приложение «Тальман». Суть их в том, что сотрудник, работающий на складе или тальман, встретив машину, сканирует со своего мобильного телефона выданный водителю штрих код, и проверяет, в какую ячейку склада или трюм на судне нужно выгрузить груз. После этого подтверждает правильность прибытия машины, указывая в какой склад, она выгружается, и затем свайпом вправо по кнопке на экране мобильного приложения сообщает системе учёта о прибытии машины и фиксирует время начала операции. После завершения выгрузки (погрузки), так же свайпом сообщает, что операция завершена и машина выгружена (погружена). Если это тарно-штучный груз, то фиксирует ещё и  количество выгруженных (погруженных) мест.

Работают эти мобильные приложения на обычных смартфонах под управлением Android.

 

WEB-приложения «Директор порта» и «Кабинет грузовладельца»

Для принятия правильных управленческих решений и контроля очень важно, чтобы  учредители и руководство в любой момент времени, без обращения к другим сотрудникам, имели возможность видеть, как работает их предприятие.

Поэтому для них было специально разработано web-приложение для смартфона, отображающее всю необходимую им информацию: состояние грузов, загрузка складов, выполнение контрактов, графики подхода судов к причалам и т.д. Как только какая-то машина разгрузилась (погрузилась), и информация об этом попала в базу — это сразу становится видно и в приложении, получающем все данные из центральной базы.

В приложении можно посмотреть:

  • состояние электронной очереди автотранспорта;
  • прием груза с вагонов, какие вагоны ещё в пути, прибыли на станцию, уже на разгрузке или уже выгружены;
  • обороты порта по экспортным и импортным грузам;
  • остатки на складах порта в разрезе складов, грузов и контрагентов;
  • работа на причалах;
  • график подхода судов и т.п.

В этом приложении так же можно отображать привычные для руководителя отчеты, формируемые в PDF файлах.

Аналогично WEB-приложению «Директор порта» для контрагентов, грузоотправителей и грузополучателей, разработано своё WEB-приложение – «Кабинет грузовладельца», так же работающее на смартфоне.

В нём грузовладельцы могут видеть:

  • обработку своих грузов: накопление грузов на складе, ход погрузки на судно,
  • какие машины и вагоны ещё едут в порт, какие уже в порту и какие выехали из порта,
  • получать реестры обработанных машин и другие необходимые документы.

Клиенту не нужно постоянно связываться с сотрудниками порта и уточнять состояние дел – он может видеть это в реальном времени. Да и сотрудникам порта это удобно – они не отвлекаются от основной работы.

АРМ стивидора и оформление судовых документов

Сотрудники порта, работающие с судами, получили своё отдельное рабочее место стивидора. Используя его, они готовят необходимые судовые документы, используя все накопленные в системе учёта данные по грузам и судам. Стивидор вносит в систему информацию по планируемой перевалке, по судам, судозаходу и формирует декларацию по подходу судна, поручения на отгрузку, генеральный акт, манифесты, различные сертификаты и т.п.

Использование этого инструмента также ускоряет обработку судов, значительно облегчая сотрудникам работу с документами.

В результате внедрения комплексной автоматизации в портах и зерновых терминалах:

  • Были автоматизированы все процессы, связанные с приёмкой и обработкой транспорта.
  • Увеличилась скорость обработки машин. Теперь при том же количестве персонала можно обрабатывать большее количество автотранспорта
  • Уменьшилась себестоимость обработки одной машины.
  • Автоматизированы управленческие процессы, а так же учёт грузов и предоставленных услуг. Подготовка всех необходимых документов для контрагентов.
  • Уменьшился объем выполняемых сотрудниками «бумажных», монотонных и однообразных операций.
  • Все учётные и бизнес-процессы стали формализованы, исключилось дублирование ввода одной и той же информации на разных этапах работы.
  • Резко уменьшилось количество ошибок в работе и «человеческого фактора».
  • Появилась возможность обмена электронной информацией и отчётностью с контрагентами.
  • Руководство может получить любые, требуемые им отчеты на основе всей информации, хранящейся в системе.
  • Контрагенты получили уникальный информационный сервис по контролю за работами с их грузами в порту.

В конце хочется остановиться еще на одном вопросе.

Чьими силами автоматизировать предприятие

Автоматизировать самостоятельно, силами своего IT отдела или купить готовый продукт и доработать его под свои особенности?

Плюсы и минусы есть и в том и другом варианте, но один главный несоизмеримый плюс покупки готового решения в скорости реализации проекта и в использовании накопленного разработчиками предыдущего опыта в автоматизации в других компаниях у себя. А правильная адаптация позволяет настроить приобретаемый продукт под нюансы своего бизнес процесса.

По опыту рынка — автоматизация силами собственного IT отдела резко затягивает весь процесс. Гораздо быстрее и, по итогу дешевле, найти готовое решение и настроить его под свои процессы. А своему IT отделу всегда хватит работы по сопровождению и доработкам.