Интеграция автоматизированной системы управления флотом с программным обеспечением управленческого и бухгалтерского учета.

Судоходный бизнес сегодня остаётся фундаментом мировой экономики: Более 80% международной торговли осуществляется морским транспортом. Для Украины и Европы морской транспорт имеет особое значение, так как обеспечивает не только экспорт и импорт ключевых товаров — зерна, металлов, энергоносителей, промышленного оборудования, — но и устойчивость логистических цепочек в условиях геополитической нестабильности. Важную роль в этом процессе играют скорость обработки данных, прозрачность операций, соответствие экологическим и международным стандартам. Именно поэтому судоходные компании всё больше нуждаются в цифровых инструментах, позволяющих им управлять своим флотом эффективно, безопасно и с максимальной выгодой.

Традиционные методы работы — Excel таблицы, бумажный документооборот и различные разрозненные программы для решения локальных задач — больше не справляются с растущими объёмами информации и требованиями международных стандартов.

Автоматизированная система управления флотом

Здесь на помощь приходят автоматизированные системы управления флотом, созданные специально для судоходных компаний, фрахтователей и судовладельцев.

«АСУ флотом» объединяет в едином цифровом пространстве все ключевые процессы: управление судами, планирование рейсов, работу с экипажами, снабжение, техническое обслуживание и финансовый учёт. Система необходима как крупным судоходным корпорациям с десятками судов, так и средним компаниям, которые стремятся повысить прозрачность, снизить расходы и упростить взаимодействие с партнёрами.

Из ряда современных систем выделим облачные решения, важное преимущество которых — это доступность данных в режиме реального времени из любой точки мира, высокая степень автоматизации и интеграция с международными и локальными системами учёта. Для бизнеса это означает не только снижение операционных затрат, но и стратегическое преимущество на глобальном рынке.

Однако, любая компания должна вести свой собственный управленческий и бухгалтерский учёт, используя специализированные программы. Обычно украинские компании, да и европейские, но с «украинскими корнями», пользуются программами семейства BAS. И вот при использовании двух разных систем возникает необходимость автоматизированного обмена информацией между ними.

Давайте рассмотрим реальный кейс интеграции бухгалтерского и управленческого учета с популярной европейской АСУ флотом Cloud Fleet Manager (CFM).

Что такое Cloud Fleet Manager?

Cloud Fleet Manager (CFM) — это облачная система, разработанная немецкой компанией Hanseaticsoft (входит в Lloyd’s Register), которая объединяет в одном пространстве:

  • управление судами и рейсами,
  • работу с экипажем,
  • закупки и снабжение,
  • техническое обслуживание,
  • первичные данные для финансового учета и отчетности

Основные функции CFM:

CFM состоит из нескольких модулей, подключаемых по необходимости:

  • Fleet Manager – хранение данных по каждому судну (характеристики, сертификаты, ремонт, статус).
  • Crew Manager – управление экипажами: контракты, графики, медицинские осмотры, сертификация.
  • Maintenance Manager – плановое и внеплановое техобслуживание, контроль ремонтов.
  • Purchase Manager – закупки, снабжение судов, контроль складов.
  • Safety Manager – соблюдение требований ISM/ISPS, ведение чек-листов, отчётов об инцидентах.
  • Charter & Voyage – управление рейсами и фрахтом, расчет расходов и доходов.
  • Partner Portal – отдельный доступ для клиентов и партнёров (они могут смотреть расписания, статус рейсов, отчёты).
  • Reporting & Analytics – готовые отчёты и дашборды для руководства.

В чем преимущества использования этой системы:

  1. Централизованность – всё в одной системе, нет разрозненных файлов и баз.
  2. Доступ из любой точки – работает в браузере или приложении, достаточно интернета.
  3. Прозрачность – сотрудники на суше, экипаж и партнёры видят актуальные данные.
  4. Автоматизация – меньше ручной работы, выше скорость обмена информацией.
  5. Соответствие международным стандартам – помогает соблюдать требования IMO, ISM, ISPS, MLC.
  6. Гибкость – можно подключать только нужные модули (например, только Crew + Maintenance).

Интеграция с финансовыми (бухгалтерскими и управленческими) системами семейства BAS

Бухгалтерского и управленческого учета, возможностей бюджетирования, система CFM не предоставляет. Поэтому важно иметь возможность интеграции CFM с системой финансового учета компании.

Для этого нужна:

  • Интеграция справочников, в частности – контрагентов, компаний в структуре холдинга, товаров и услуг, валют, единиц измерения и т.п.
  • Интеграция инвойсов и заказов, например на топливо и запчасти
  • Движение денежных средств, в частности начисление и выплата зарплаты.

При интеграции можно выделить три варианта: минимальный (данные собираются в реальном времени, а счета проверяются в бухгалтерии), с переносом заказов и проверкой счетов в бухгалтерской системе или же с полной синхронизацией и контролем в CFM.

Для корректной работы CFM и бухгалтерской (управленческой) системы, прежде всего, необходимо настроить интеграцию контрагентов, иначе ручное ведение списков в обеих системах может вызывать  ошибки. Вначале определяется, какая система будет «ведущей». В ней создаются и обновляются записи о контрагентах, а также основной идентификатор — обычно «идентификатор контрагента». В дальнейшем все данные синхронизируются через API. Если ведущая система CFM — бухгалтерия периодически получает обновления оттуда, если же бухгалтерия — то она сама отправляет изменения в CFM.

CFM поддерживает API-интеграцию, что позволяет:

  • передавать финансовые данные по рейсам в BAS (доходы, расходы, портовые сборы, топливо);
  • загружать закупки и снабжение (заявки из CFM трансформируются в заказы и накладные в продуктах BAS);
  • синхронизировать данные экипажа (контракты, зарплаты, налоги);
  • учитывать ремонты и ТО (затраты и материалы переходят в бухгалтерию).
  • И многое другое.

В Украине наиболее популярными системами учета являются продукты семейства BAS.

У европейских компаний также присутствуют аналогичные продукты, при этом, в отличие от украинских аналогов, там, как правило, присутствуют:

  • Мультиязычный интерфейс — системы доступны на различных языках, что облегчает использование в международной деятельности. Причем каждое рабочее место в системе и каждый сотрудник в одно и то же время могут работать с интерфейсом на удобном ему языке.

 

  • Встроенные модули для международной торговли: учет в разных валютах, управление филиалами в разных юрисдикциях, складами, подразделениями.

В одном из реализованных в 2025 году проектов компания «Арт Порт» разработала решение для программной интеграции CFM и продуктов семейства BAS.

Компания-Заказчик проекта уже активно использовала «Cloud Fleet Manager» для управления судами, экипажами и снабжением, но столкнулась с необходимостью связать его с финансовым учётом по международным и локальным стандартам.

В рамках реализации Проекта потребовалось разработать интеграцию двух систем, которая должна была:

  • автоматизировать обмен данными между CFM и BAS;
  • обеспечить прозрачность в калькуляции расходов и доходов рейсов;
  • упростить подготовку финансовой и налоговой отчётности.

Сам обмен с CFM в BAS может выглядеть как одна кнопка. Но, под этой кнопкой как раз и «прячется» вся огромная работа, проведенная для возможности обмена информацией между двумя системами.

Загрузка инвойсов из CFM в BAS

Загрузка инвойсов из CFM в BAS

Рассмотрим, для примера, несколько сценариев интеграции CFM с BAS

  1. Управление рейсами и фрахтом:
  • В CFM: диспетчер планирует рейс, система фиксирует расход топлива, портовые сборы, доход от фрахта.
  • Обмен с BAS: данные автоматически выгружаются в виде финансовых документов (доходы/расходы по рейсу).
  • В BAS: формируется финансовый результат по рейсу, отчёт для бухгалтерии и управленческого учёта.
  1. Закупки и снабжение:
  • В CFM: экипаж или офис подают заявки на снабжение судна (продукты, запчасти, оборудование).
  • Обмен с BAS: заявка преобразуется в «Заказ Поставщику».
  • В BAS: ведётся складской учёт, оформляются накладные, автоматически обновляются остатки, выполняются и оформляются все сопутствующие операции, формируются отчеты.
Банковские документы и инвойсы поставщиков

Банковские документы и инвойсы поставщиков

 

Закупки и продажи в бухгалтерской системе на выбранных языках

Закупки и продажи в бухгалтерской системе на выбранных языках

 

  1. Управление экипажем:
    • В CFM: сохраняются контракты моряков, графики ротации, зарплаты.
    • Обмен с BAS: данные о зарплате и налогах экспортируются для расчёта зарплаты и формирования отчётности.
    • В BAS: выполняются расчёты зарплаты, налогов, связь и обмен информацией с украинскими или европейскими банками (выписки, платежи и т.п.), формируются отчёты для контролирующих органов.
Начисление зарплат экипажу

Начисление зарплат экипажу

  1. Техническое обслуживание и ремонты:
    • В CFM: система фиксирует плановые и аварийные ремонты, затраты на обслуживание.
    • Обмен с BAS: расходы выгружаются в продукты BAS.
    • В BAS: производится разноска по бухгалтерским (управленческим) счетам и списание материалов, формируются акты, закрываются затраты на ремонт или обслуживание, ведётся учёт активов.
  2. Техническое обслуживание и ремонты:
    • В CFM: система фиксирует плановые и аварийные ремонты, затраты на обслуживание.
    • Обмен с BAS: расходы выгружаются в продукты BAS.
    • В BAS: производится разноска по бухгалтерским (управленческим) счетам и списание материалов, формируются акты, закрываются затраты на ремонт или обслуживание, ведётся учёт активов.
    1. Финансовая аналитика и отчётность:
    • В CFM: можно построить аналитику по рейсам, флоту, снабжению.
    • В BAS: эти данные дополняются локальной отчётностью (НДС, налог на прибыль, бухгалтерский баланс и т.п.).
    • Итог: руководство получает единое финансовое окно – международная аналитика (CFM) + локальная отчётность в продуктах BAS.
Анализ и отчеты

Анализ и отчеты

Выгоды такой интеграции

  • Единый информационный поток — данные вводятся один раз, автоматически попадают и в CFM, и в продукты BAS.
  • Автоматизация бухгалтерии — расходы и доходы рейсов сразу отражаются в учёте.
  • Сокращение ошибок — минимизация ручного ввода и дублирования документов.
  • Международные стандарты + локальная отчётность — CFM даёт аналитику по флоту, а продукты BAS формирует отчётность для контролирующих и налоговых органов.
  • Повышение прозрачности для руководства — единое окно с международными и локальными показателями.

Кому это выгодно?

В Европе — судоходным компаниям среднего и крупного масштаба (5–200 судов), работающим с международными клиентами и партнёрами. Интеграция CFM с локальными ERP даёт полное соответствие требованиям рынка и регуляторов.

В Украине — судоходным, экспедиторским и логистическим компаниям, работающим по правилам украинского бухучета и обязанных сдавать отчётность в местные контролирующие органы. Интеграция CFM с BAS позволяет таким компаниям работать по мировым стандартам и одновременно соблюдать украинские правила учёта.

Что можно сказать в итоге

После внедрения этого проекта компания заказчика получила следующие выгоды:

  • Создана единая система от заказа в CFM до учета и отчетности в BAS.
  • Снижение ручного труда, исключение ошибок и «человеческого фактора».
  • Полная синхронизация операций и данных в CFM и BAS.
  • Ускорение расчётов и подготовки отчётности по международным (IFRS) и локальным правилам.
  • Автоматизация взаимодействия с банками.
  • Готовность к масштабированию.
  • Прозрачность для руководства — единое окно с данными о флоте и финансах.

Разработанное компанией «Арт Порт» решение позволяет:

  1. Обеспечить обмен информацией между CFM и бухгалтерским и управленческим учетом в BAS.
  2. Контролировать движение и контроль денежных средств, выделенных на каждую статью расходов для выполнения рейса
  3. Осуществлять обмен информацией с украинскими и зарубежными банками.

Cloud Fleet Manager — это не просто инструмент управления флотом, а полноценная цифровая экосистема для судоходного бизнеса.
Интеграция с продуктами BAS  превращает CFM в универсальное решение: международные стандарты + локальная отчётность.

И это не просто техническое решение. Это стратегический шаг к цифровой зрелости компании, соответствию международным требованиям и повышению конкурентоспособности.

Решение от «Арт Порт» превращает сложные процессы в прозрачные потоки данных — от рейса до баланса, от инвойса до отчёта.