Мы продолжаем серию статей по рассмотрению вопросов об оптимизации затрат, связанных с работой УЗ и автоматизацией работы с ней.

В прошлых статьях было рассказано о:

  • Модуле Art:RWL, позволяющем прямо с мобильного телефона обмениваться документами с Единой Автоматизированной Системой Управления Грузовыми Перевозками УЗ (АСУ ГП УЗ-Е), видеть дислокацию своих вагонов в мобильном приложении и вносить в железнодорожные накладные номера запорно-пломбировочных устройств (ЗПУ);
  • Бесплатной системе Art:Direct_UZ, предназначенной для организации своевременной подачи вагонов на станцию назначения, например, прямо в порт под подход судна и контроль дислокации вагонов по железнодорожным станциям.

В этой статье мы поговорим об еще одном программном продукте компании «Арт Порт» позволяющем ускорить и более продуктивно организовать работу по приемке/уборке вагонов, а так же уменьшить расходы на оплату простоя вагонов. Это мобильное приложение (МП) называется «Арт:Коммерческий агент станции».

У любого стивидора или грузополучателя, существует сотрудник, задача которого:

  • прием вагонов с грузом на станции назначения;
  • проверка наличия и целостности ЗПУ;
  • контроль вагонов на наличие повреждений и дефектов, способных повлиять на перевозимый груз;
  • подготовка документов на подачу и уборку вагонов.

Само название должности на разных предприятиях отличаются, но в этой статье мы будем называть такого сотрудника «Агент коммерческого осмотра» («агент осмотра»).

Как раз для них, работающих «в поле», а не в офисе и создано МП «Арт:Коммерческий агент станции», значительно облегчающее работу и ускоряющее весь процесс обработки вагонов и подготовки документов при их подаче и уборке.

Логика работы с МП «Коммерческий агент станции»

Приложение «Коммерческий агент станции» устанавливается на мобильный телефон: индивидуальный или рабочий – это как решит руководство предприятия.

Агент коммерческого осмотра проверяет на станции, определенной с УЗ как место передачи вагонов грузополучателю, прибывшие вагоны, проверяя и внося в приложение всю необходимую информацию. Аналогично и при уборке.

Приложение регулярно обменивается информацией с системой учета экспедиторской фирмы, обрабатывающей вагоны, или грузополучателя.

Для решения всех вопросов с УЗ: обмена документами, претензиями и т.п. связываются менеджеры из главного офиса экспедитора (грузополучателя).

Схему обмена информацией при работе с МП «Коммерческий агент станции» можно изобразить так:

При приемке вагонов агент коммерческого осмотра проверяет:

  • Наличие, целостность и соответствие всех ЗПУ на каждом вагоне и в соответствующей накладной. В случае выявления нарушений, он фиксирует их, делает описание и фотографии для подтверждения этого факта;
  • Целостность самого вагона, наличие повреждений или поломок также делая их текстовое описание и фото фиксацию;
  • Если все пломбы целые и соответствуют накладной, вагон не имеет повреждений, он ставит в приложении галочки о готовности принять вагон и фиксирует время подачи. В противном случае описывает другие возникшие проблемы, в том числе делает фотографии, для оформления документов в АСУ предприятия, в которую автоматически передается вся эта информация.

Всё это агент делает на мобильном телефоне прямо у вагона.

Если принимается большое количество вагонов сразу, несколько таких агентов могут работать одновременно, но каждый со своим телефоном и приложением (под своей учетной записью). Такая организация работы резко уменьшает время проверки и оформления, подаваемых под разгрузку и возвращаемых железной дороге вагонов.

Один сотрудник, используя это МП, может за смену обработать гораздо большее число вагонов, увеличивая свою производительность.

С учетом, того, что стоимость мобильного приложения соответствует месячной зарплате одного агента коммерческого осмотра, окупается оно очень быстро. Особенно с учётом того, сколько вагонов он сможет обрабатывать один и не нужно набирать новых сотрудников при увеличении потока вагонов.

Проверяя вагон, агент коммерческого осмотра открывает в приложении данные по нему и сразу видит всю необходимую информацию: номер накладной, список ЗПУ, которые должны стоять на всех его люках, собственника груза, грузоотправителя, грузополучателя и т.п., не таская с собой кипу бумаг.

В случае, обнаружения дефектов, несоответствия ЗПУ и других нестандартных ситуаций, в приложении сразу описываются и фиксируются все эти нарушения. Делаются фотографии пломб, повреждений вагона, и эта информация сразу же отправляется в офис ответственному сотруднику, который на этом основании уже принимает решение, что делать с данным вагоном дальше.

В результате получается, что сотрудник стивидора или грузополучателя, ответственный за обработку всех принимаемых вагонов, сидя в офисе в on-line режиме видит, как происходит их подача. Оперативно получая информацию обо всех нарушениях, выявленных при осмотре вагонов, он может сразу же оформлять документы и связываться с представителями УЗ для решения возникших конфликтных ситуаций.

При работе без этого мобильного приложения, нужно дождаться, пока все агенты коммерческого осмотра вернуться в офис и доложат о проделанной работе. Покажут фотографии нарушений и «перекинут» их в АСУ предприятия, напишут текстовое описание возникших конфликтных ситуаций и т.п. Только после этого можно готовить документы для решения спорных моментов. А ведь это всё время, которое стоит денег. Чем быстрее вагоны будут разгружены и поданы на уборку – тем меньше денег нужно платить УЗ за их использование или простой.

Аналогично и при уборке вагонов. После его разгрузки агент коммерческого осмотра выбирает в МП «Коммерческий агент станции» из уже существующего списка номер разгруженного вагона фиксирует время и готовит информацию для подачи его на уборку. В случае необходимости, его так же фотографируют для того, чтобы иметь доказательства для УЗ или арендодателя вагонов, в каком виде вагон покинул территорию порта или предприятия.

 

Эта информация, так же как и в случае с подачей вагонов, отправляется в АСУ предприятия и там формируется запрос на уборку вагонов в УЗ.

Скорость оформления документов для уборки вагонов не менее важна для грузополучателя, чем при подаче, тем более, что многие экспедиторские компании или стивидоры обрабатывают сотни вагонов в день и объемы работ у них просто огромные.

Решение спорных ситуаций по нарушениям пломб и повреждениям вагонов с УЗ или арендодателями вагонов

Возможность в МП «Коммерческий агент станции» прикреплять фотографии состояния каждого вагона и ЗПУ при подаче и уборке вагонах сильно укрепляет позиции экспедитора и грузополучателя в решении различных конфликтных ситуаций с УЗ или арендодателем вагонов.

При обнаружении повреждений вагонов, несоответствия или срыве пломб, всегда можно показать в каком состоянии был получен вагон, и в каком состоянии его вернули после разгрузки. Причем фотографии легко найти в базе фотоматериалов по всем обработанным вагонам. Все они связаны с номером вагона и хранятся на серверах столько, сколько нужно хозяину системы.

Опыт эксплуатации показывает, что некоторые компании стали делать фотографии каждого вагона, который они обрабатывают при подаче и уборке. Этим они страхуют себя при решении любых конфликтных ситуациях с хозяевами вагонов в будущем. И этот опыт свидетельствует, что они уже окупили затраты на приобретение МП даже на том, что смогли эффективно доказать, что поданные им вагоны уже имели повреждения до момента приема.

Интеграция МП «Коммерческий агент станции» с существующими учетными системами (АСУ)

Важной особенностью этого мобильного приложения является то, что оно может быть «бесшовно» интегрировано в существующие АСУ экспедитора, грузополучателя или стивидора.

Данные по планируемым к подаче вагонам будут автоматически загружаться в приложение перед началом осмотра вагонов и регулярно синхронизироваться с центральной базой в процессе работы.

Приложение работает как в режиме ON-Line, так и в OFF-Line.

Если связь есть, то оно автоматически раз в несколько минут синхронизирует данные с АСУ предприятия. Если же у сотрудника, работающего, например, с вагонами на осмотровых путях станции, отсутствует Wi-Fi и мобильная связь, то он продолжает нормально работать с приложением. Потом, после появления связи, просто «сбрасывает» все наработанные документы и фотографии в центральную базу, синхронизируя с ней всю информацию.

Сотрудники стивидора, работающие в офисе продолжают трудиться в своей привычной системе учета, оперативно получая всю нужную им информацию из приложения.

МП «Коммерческий агент» так же интегрируется с другими системами, разработанными ООО «Арт Порт» и автоматизирующими различные вопросы работы с УЗ. Такими как «Арт:ЖД участок», «Арт:ЖД терминал», «Арт:ЖД отгрузка», «Арт:Зерновой терминал», «Арт:Выгрузка вагонов».

Само приложение размещено на Google Play, его можно скачать, пройти активацию и работать. Для начала даже в тестовом режиме.

Тем, кто заинтересовался МП «Коммерческий агент станции» и хочет его протестировать, приобрести или получить более детальную информацию нужно обратиться в ООО «Арт Порт» по телефонам (0512) 67-00-97, +38(067)515-60-30 или на электронную почту artemenko_max@artport.pro и получить полную консультацию по всем вопросам.