Большинство современных зерновых терминалов, портов и элеваторов уже сделали весомый шаг вперёд, инвестировав в цифровизацию своих внутренних учётных операций и логистики. Однако сегодня рынок требует большего, чем просто порядок внутри компании. Когда внутренние процессы налажены, возникает новый вызов: как эффективно использовать эту информацию для выстраивания коммуникаций со своими контрагентами: поклажедателями, трейдерами, перевозчиками и т. д.?

Внутренняя автоматизация — лишь первый шаг

На многих предприятиях успешно автоматизированы ключевые учётные и бизнес-процессы:

  • Организация электронной очереди для автотранспорта, прибывающего на предприятие.
  • Контрольно-пропускные пункты (КПП).
  • Весовые комплексы.
  • Лаборатории.
  • Складской учёт.
  • Организация внутренней логистики транспорта на территории предприятия.
  • Работа с железнодорожным транспортом и обмен электронными документами с АО «Укрзализныця» (УЗ).
  • Оформление первичных документов.

После внедрения внутренней автоматизации жизнь ставит перед предприятиями новые задачи. Как сделать работу со своими контрагентами более комфортной для обеих сторон? Ведь трейдеры, грузовладельцы и перевозчики так же остро нуждаются в быстром доступе к данным о своих грузах, как и сам терминал.

Как чаще всего происходит обмен информацией сейчас?

На практике взаимодействие с партнёрами обычно строится по двум распространённым сценариям.

1. Обмен данными по электронной почте или в мессенджерах

Необходимые документы, реестры выгруженных автомобилей и вагонов отправляются один-два раза в сутки.

Почему это неудобно: В современных условиях такой подход оказывается недостаточно оперативным. Бизнесу необходим доступ к актуальной информации в режиме, максимально приближенном к реальному времени, чтобы быстро принимать управленческие решения. Кроме того, подобный формат обмена данными не всегда удобен: документы обычно не содержат обобщённой аналитической информации и не адаптированы под потребности конкретного контрагента.

2. Общение по телефону

Сотрудники терминала вынуждены ежедневно часами отвечать на однотипные срочные вопросы клиентов:

  • «Сколько уже приняли нашего зерна?»
  • «Какие результаты показала лаборатория?»
  • «Где сейчас находятся мои автомобили?»
  • «Оформлены ли документы на партию груза?»
  • «Какой остаток лимита по договору?»

А после завершения рейсов начинается колоссальный объём бумажной рутины по оформлению всех сопроводительных документов: выставление счетов, подписание актов выполненных работ, проведение финансовых расчётов, обмен оригиналами документов (если они необходимы) и т. д.

Отдельно следует упомянуть руководство и владельцев терминалов, элеваторов и портов. Они также стремятся видеть обобщённую, объективную и оперативную информацию о работе своего предприятия в режиме реального времени. Желательно — без постоянного отвлечения менеджеров, логистов, бухгалтерии и других служб регулярными запросами, имея возможность получить все необходимые данные в любой момент и в любом месте.

Для решения этих задач рынок предлагает два основных инструмента:

  1. Создание в АСУ (автоматизированной системе управления) терминала специализированных кабинетов для руководства и контрагентов.
  2. Разработка мобильных или WEB-приложений для портативных устройств.

Крайне важно, чтобы кабинеты различались в зависимости от типа контрагента. Например, кабинет перевозчика по своему информационному наполнению и функционалу существенно отличается от кабинета поклажедателя или трейдера.

Перевозчику важно:

  • контролировать рейсы своих автомобилей;
  • быстро получать все необходимые документы;
  • оперативно проводить финансовые расчёты.

Поклажедателю, трейдеру или экспортёру критически важно видеть:

  • наличие и объём его грузов на терминале или в порту;
  • текущее состояние выполнения контрактов;
  • уровень загруженности складов и силосов предприятия;
  • план и график подхода судов;
  • ход работы с железнодорожными вагонами;
  • средневзвешенное качество зерна в накопленной партии;
  • стоимость услуг терминала;
  • динамику загрузки/выгрузки судна;
  • объём груза, находящегося в пути, на складе или на стадии разгрузки (в разрезе конкретных вагонов и автомобилей) и т. д.

Решение для руководства предприятия и его владельцев

Наиболее простым и одновременно мощным инструментом для директора и топ-менеджмента терминала является специализированное WEB-приложение директора.

Например, для руководителя порта на один экран смартфона или планшета можно вывести всю стратегическую информацию:

  • Общий грузооборот порта по экспортным и импортным грузам.
  • Текущие остатки на складах порта в разрезе складских площадок, видов грузов и контрагентов.
  • Интенсивность и статус работы на причалах.
  • Актуальный график подхода судов.

Помимо мониторинга, это приложение активно используется для оперативного согласования текущих производственных вопросов непосредственно «на ходу»:

  • Согласование приказов на отгрузку грузов.
  • Решение вопросов по въезду транспорта, имеющего несоответствия в документах или внесённого в «чёрный список».
  • Оперативное разрешение спорных ситуаций во время выгрузки (расхождения в весе, качественных показателях и т. п.).


Кабинет перевозчика: оптимизация рейсов и документов

Что является самым важным для автотранспортного предприятия при выполнении заказов на перевозку грузов к терминалу, элеватору или порту?

  1. Быстрая аккредитация. Прохождение проверки компании, её автомобилей и водителей без бумажной волокиты. Многие заказчики требуют обязательную аккредитацию перед тем, как предоставить разрешение на перевозку грузов.
  2. Участие в электронных тендерах на перевозку.
  3. Быстрое назначение автомобилей на рейсы после выигрыша тендера.
  4. Минимизация простоев в пути и при выгрузке. Для этого используется интеграция с системой электронной очереди, где водитель бронирует конкретный тайм-слот для обслуживания.
  5. Контроль автомобиля на маршруте. В каком статусе он находится: в пути, прибыл на склад, обрабатывается на терминале, разгрузился и едет обратно и т. д.
  6. Мгновенная передача документов логисту (счета, акты, ТТН) для оплаты выполненных рейсов.

При классическом «бумажном» формате взаимодействия выполнение всех этих этапов (особенно сбор и передача документов на завершающем этапе) может занимать несколько дней, к чему добавляется время ожидания проведения платежа бухгалтерией.

При использовании Кабинета перевозчика этот цикл сокращается в разы:

  • Документы для аккредитации загружаются в электронном виде и сразу поступают на согласование в кабинет логиста заказчика.
  • Благодаря интеграции с тендерной системой заказчика информация о выигранном тендере автоматически импортируется в кабинет перевозчика. Это исключает повторный ручной ввод данных при подготовке ТТН, ускоряет работу и устраняет человеческие ошибки.


В процессе выполнения рейса вся сопроводительная информация из ТТН передаётся в кабинет перевозчика и логисту заказчика через:

Причём в случае работы с электронной очередью и электронной ТТН можно сразу автоматически прикладывать подтверждающие документы о выполнении рейса.

Как только рейс выполнен и закрыт на весовой терминала, он мгновенно отображается в кабинете перевозчика, который может сразу же подать его на оплату логисту.

Логист оперативно проверяет и согласовывает рейс (с учётом возможных простоев, переадресаций и т. п.) и передаёт готовые данные в бухгалтерию для проведения оплаты.

Кабинет клиента (поклажедателя, трейдера, экспортёра)

Получив защищённый авторизованный доступ от терминала или элеватора, клиент в режиме реального времени может самостоятельно отслеживать и анализировать:

  • движение и текущее местонахождение собственного транспорта;
  • точные результаты взвешивания (брутто, тара, нетто) на автомобильных или железнодорожных весах предприятия;
  • накопленный объём принятого груза за любой промежуток времени;
  • результаты лабораторных испытаний и детальные качественные показатели зерна;
  • статус и перечень оформленных первичных документов;
  • динамику выполнения контрактов и актуальные остатки продукции в силосах или на складах напольного хранения.

Ключевое преимущество заключается в том, что все данные автоматически транслируются непосредственно из оперативной учётной базы терминала. Клиент видит не подготовленные вручную отчёты, которые часто корректируются или поступают с задержкой, а реальную «живую» информацию непосредственно в момент её фиксации на производственных участках.

Единое цифровое окно как часть экосистемы «Арт:Порт»

Важно понимать, что кабинеты клиентов не функционируют как отдельные автономные программы. Они являются органичной частью единой цифровой экосистемы «Арт:Порт» и в режиме реального времени обмениваются данными с основными отраслевыми решениями предприятия:

Фактически кабинет клиента выступает надёжным и защищённым двусторонним каналом коммуникации, который объединяет внутренний технологический учёт терминала с бизнес-окружением его партнёров.

Двусторонняя выгода: что получает предприятие?

На первый взгляд может показаться, что кабинет создаётся исключительно как удобный бонус для привлечения клиентов. Однако опыт практических внедрений доказывает: наибольший операционный и финансовый эффект получает именно предприятие, которое его запускает.

Результаты внедрения для терминала / элеватора

  1. Снижение нагрузки на персонал. Высвобождается время специалистов для решения стратегических задач. В условиях острого кадрового дефицита возможность выполнять больший объём работ меньшим штатом является существенным преимуществом.
  2. Оптимизация коммуникаций. Резко сокращается количество непродуктивных телефонных звонков и бесконечной переписки в мессенджерах по поводу выяснения статусов грузов.
  3. Рост качества услуг. Предприятие выходит на современный мировой уровень клиентского сервиса.
  4. Повышение лояльности клиентов. Партнёры, которые ценят своё время и прозрачность, отдают предпочтение именно такому технологичному объекту.
  5. Минимизация спорных ситуаций. Все первичные данные открыты и доступны в системе, что исключает влияние человеческого фактора и недоразумения при сверках.

Новый стандарт конкурентоспособности в зерновом и портовом бизнесе

Сегодня клиенты оценивают логистический объект не только по физической скорости перевалки или уровню тарифов. Всё более важными и решающими факторами при выборе партнёра становятся:

  • прозрачность всех бизнес-процессов;
  • скорость получения критически важной информации;
  • качество повседневного сервиса;
  • наличие современных цифровых инструментов взаимодействия.

Именно поэтому кабинеты клиентов становятся не просто дополнительным интерфейсом, а стратегическим инструментом повышения конкурентоспособности и рыночной доли предприятия.

Вывод

Кабинеты клиентов — это не продукт для трейдера, перевозчика или логиста как отдельного покупателя.

Это современный сервис, который зерновой терминал, элеватор или порт предоставляет своим клиентам на базе собственной информационной системы.

В результате выигрывают все:

  • терминал получает снижение нагрузки на персонал и выходит на новый уровень сервиса;
  • грузовладелец получает круглосуточный доступ к актуальным данным о своих грузах и транспорте.

Вместе это формирует современный, прозрачный и эффективный уровень цифрового взаимодействия между всеми участниками логистической цепочки