Одной из важных особенностей системы управления элеватором и зерновым терминалом (ЗТ) является возможность руководству оперативно получать в любое время всю необходимую и достоверную информацию.

Главный человек, управляющий работой всего элеватора ­­- директор. И вот об автоматизации его работы хочется поговорить в этой статье.

Как ни странно, но часто случается так, что автоматизация этой должности заканчивается предоставлением различных отчетов.

Одна часть директоров рассуждает примерно так: «дайте мне набор нужных отчетов, а всю остальную информацию доложат сотрудники». Более продвинутые ставят задачу по другому: «дайте мне механизм для подготовки любых отчетов, а я буду сам строить, те, что мне нужны».

Но ведь в обязанности директора входит и оперативное управление, а для этого ему нужны свои инструменты в общей АСУ элеватора. И только некоторые из таких руководителей прописывают в техническом задании на разработку АСУ инструменты для участия в оперативном управлении.

И происходит подобное, чаще всего, от того, что директора просто не знают, что это можно делать и как это должно работать и выглядеть.

Практически все руководители считают, что работать в АСУ – значит все время «сидеть перед компьютером». Но они не постоянно сидят у себя в кабинете, а часто находятся на территории, на выездах, совещаниях и т.д. Многие элеваторы и зерновые терминалы работают в круглосуточном режиме, но директор же не может быть там постоянно.

Как раз для таких директоров было разработано специальное мобильное приложение «Арт:Директор зернового терминала». Главная его особенность в том, что оно позволяет руководителю не быть «привязанным» к офисному компьютеру, но при этом всегда находится в центре событий и оперативно участвовать в управлении всеми процессами.

Директор, как человек, принимающий основные решения и оперативно влияющий на текущую деятельность предприятия, должен иметь в АСУ мобильные инструменты для:

  • получения необходимой ему информации для принятия управленческого решения;
  • фиксации факта принятия и документирование принятого решения в АСУ;
  • доведение его до исполнителей;
  • контроля за исполнением принятого решения.

Чем ещё интересно такое приложение. Директор всю информацию получает сам, не давая постоянных распоряжений экономистам или бухгалтерам о предоставлении ему отчетов или данных. И всё это в любое время и в любом месте – на работе, вечером дома или на выходных за городом. В этом отчете всегда достоверная информация и не может быть ситуации: «ой, извините, я не ту цифру вписала» или «ну это же данные на вчерашний день, а за сегодня я еще не успела внести». Все данные берутся из текущей базы на момент запроса из мобильного приложения.

Представим обычную ситуацию: директору элеватора звонит председатель правления группы компаний или другой непосредственный начальник и спрашивает о результатах работы на сегодняшний день. Он тут же открывает приложение и все нужные цифры уже готовы. Всё в удобном виде: сколько, чего хранится, качество зерна, как идет прием или отгрузка, кто основные поклажедатели, выполнение плановых показателей и т.д.

Это же приложение можно поставить и главе правления холдинга, у которого в подчинении может быть несколько зернохранилищ, но с выбором информации по нужному ему элеватору из списка. Тогда он может видеть всю оперативную информацию по каждому своему элеватору.

Давайте рассмотрим, какие основные функции выполняет мобильное приложение для директора элеватора (зернового терминала):

Оборот продукции на элеваторе

  • Приходы и отгрузки зерновых, выполненные за любой период времени: текущая или прошлая смена, неделя, месяц или любой другой период.
  • Просмотр документов по приемке и отгрузке.

Причем все эти данные оперативно обновляются. Как только зерно из зерновоза или железнодорожных вагонов было принято на элеваторе – данные об этом попали в учетную систему и сразу же обновились в приложении. Руководитель всегда видит остатки на текущий момент и ход рабочего процесса. Аналогично и с отгрузкой.

Остатки продукции и загрузка мощностей

Остатки продукции в разрезе:

  • культур и их качества;
  • складов: сколько и какое зерно находится на каждом складе напольного хранения, силосе и т.д.;
  • владельцев каждого вида зерновых.

Он всегда видит, какие силосы, склады какими культурами заполнены, какие загружаются, а из каких идет отгрузка.

Оперативное согласование текущих вопросов

Важнейшей функцией приложения является быстрое согласование различных текущих вопросов, а так же вопросов, выходящих за пределы стандартных бизнес-процессов и для решения которых необходима санкция именно директора элеватора.

Это могут быть:

  • согласование приказов на отгрузку;
  • заезд транспорта с несоответствиями в документах или из «черного списка»;
  • согласование выгрузки в спорных случаях по весу, качеству и т.д.

Перечень таких вопросов может уточняться в каждом конкретном случае.

Такой способ согласования резко повышает оперативность решения рабочих ситуаций.

Любой руководитель знает два простых правила управления:

  • «всё, что может быть понято неправильно – будет понято неправильно»;
  • «звонок к делу не пришьешь».

А когда обсуждение вопроса и принятое решение задокументировано в системе – никакие отговорки типа «я не так Вас понял» уже не проходят.

Конечно, можно позвонить директору и спросить, «что делать», но не всегда ему может быть удобно говорить по телефону, а быстро согласовать запрос в мобильном приложении, свайпнув на «Согласовать» или «Отказ», может быть гораздо проще.

В конце концов, если ему будет что-то не понятно в сложившейся ситуации, он может и сам позвонить сотрудникам для уточнения отдельных моментов.

Особенно ярко эта функция проявилась в период карантина, когда директор вроде бы больной или сидит на карантине и не находится на элеваторе, но продолжает оставаться в курсе всех рабочих вопросов и согласований.

Сообщения о подозрительных событиях и внештатных ситуациях

Эта возможность позволяет директору контролировать нестандартные действия сотрудников, которые могут совершаться либо по умыслу, либо просто по незнанию, но могущие привести к «печальным последствиям».

Например,

  • попытка корректировать документ;
  • исправление данных по весу или качеству;
  • происходят какие-то нестандартные действия с машиной при приемке или отгрузке зерна;
  • действия, выходящие за рамки стандартного бизнес процесса;
  • другие ситуации, которые обговариваются отдельно.

Этот функционал позволит пресекать ситуации, связанные с «человеческим фактором».

Причем сотрудники совсем не обязательно будут знать, что директору ушло сообщение о подобной попытке.

Директор элеватора, использующий МП «Директор ЗТ», будет всегда в курсе процессов, происходящих на элеваторе или зерновом терминале. Он оперативно, т.е. реально в любой момент времени получает интересующую его информацию. Видит, как идет прием и отгрузка зерна, какие возникают вопросы и оперативно на них реагирует.

Такой директор всегда сможет четко и точно доложить своему непосредственному руководству или акционерам реальную ситуацию с продукцией на вверенном ему элеваторе.

Интеграция МП «Директор ЗТ» с существующими учетными системами (АСУ)

Это мобильное приложение уже интегрировано с разработанными ООО «Арт Порт» системами комплексной автоматизации управленческого и оперативного количественно-качественного учета на зерновых морских и речных терминалах «Арт:Зерновой терминал», на элеваторах и зерновых складах «Арт:Элеватор».

Однако, его так же можно интегрировать и с уже существующими АСУ элеваторов и зерновых терминалов других разработчиков.

Если Вы заинтересовались этим мобильным приложением, то можно заказать его демонстрацию на странице с описанием «Арт:Директор зернового терминала» или обратиться в ООО «Арт Порт» по телефонам (0512) 67-00-97, +38(067)515-60-30 или на электронную почту artemenko_max@artport.pro и получить полную консультацию по всем вопросам.