Автоматизацию элеваторов можно разделить на два больших направления:

  1. Автоматизация технологических процессов по хранению, транспортировке, сушке, доработке и т.д. Например, управление технологическим оборудованием (транспортерами, нориями, сушилками и т.д.), установка и снятие показаний с различных датчиков, индикаторов и т. п. Это так называемые системы управления технологическими процессами или АСУ ТП.
  2. Автоматизация учета и управления элеватором. Например, учет хранимой продукции, управление внутренней и внешней логистикой транспорта, работа бухгалтерии, управление финансовыми потоками и т.д.

Эти системы могут быть, как связаны между собой на уровне обмена информацией и управляющих команд, так и работать полностью самостоятельно и автономно друг от друга.

Например, АСУ ТП может передавать в учетную систему результаты взвешивания машин или данные с зерновой сушилки о реальных затратах топлива на сушку конкретной партии зерна, которые потом будут учитываться при расчете затрат на подготовку партии к хранению и расчета себестоимости.

Другой пример. Согласно результатам анализов в лаборатории по влажности и другим параметрам система управления формирует управляющие команды для АСУ ТП:

  • на перестройку транспортеров для подачи зерна с конкретной машины на сушку,
  • на саму сушилку передается задание – до каких значений нужно сушить это зерно.
  • в какой силос после сушки направить его на хранение.

В этой статье хочется немного поговорить именно о втором направлении – об автоматизации учета и управления.

Как отражается автоматизация на работе элеватора после внедрения автоматизированных систем управления:

  • Сотрудники стали эффективней работать. Уменьшается количество выполняемых «бумажных», монотонных и однообразных операций, требующих много времени. Исключается дублирование действий разными сотрудниками и дублирование ввода одной и той же информации на разных этапах работы.
  • Резко уменьшается количество нарушений и хищений на элеваторах. Пресловутый «человеческий фактор» значительно меньше влияет на результаты.
  • Руководители и исполнители стали делать меньше ошибок и принимать неверных или явно ошибочных решений.
    • Во-первых, система не разрешает исполнителям принимать такие решения.
    • Во-вторых, у них стало больше информации для принятия правильного решения.
    • В-третьих, все действия документируются и всегда видно кто, когда и какое решение принял.
  • Сократилось время обслуживания одного клиента, следовательно, тот же состав сотрудников смог обработать больше поклажедателей и зарабатывать больше денег.
  • Стало меньше нарушений технологических процессов и «забывчивости» при исполнении договорных обязательств.
  • Уменьшилось количество спорных ситуаций типа
    • «я же Вам докладывал, и Вы сказали сделать то-то»
    • «наверное, я был не правильно понят»
    • «наверное, я не правильно Вас понял» и т.п.

Все шаги при прохождении документов и согласовании производственных вопросов стали прозрачны и задокументированы.

  • Руководители всех уровней стали оперативно получать более полную информацию о текущей ситуации, что помогло им более точно прогнозировать тенденции и надвигающиеся риски. Они смогли более взвешенно принимать решения и лучше контролировать все производственные процессы. А при использовании мобильных приложений на смартфонах они вообще работают «удаленно, но в режиме реального времени» и перестанут быть привязанными к офисному компьютеру. К тому же для получения информации им не нужно постоянно «дергать» экономистов и бухгалтеров – нужно просто зайти в АСУ или мобильное приложение и посмотреть интересующую информацию.

В чём суть автоматизации учета и управления для элеваторов и что это им даст после внедрения?

Если коротко и понятно, без научных терминов, то можно сказать так: автоматизированная система управления должна сама, независимо от фамилии конкретного сотрудника, а только от его должности и функциональных обязанностей:

  • вести действия сотрудника по заданному алгоритму и логике работы элеватора по всем бизнес-процессам: пропуск на КПП, анализ качества зерна, приемка, подработка, хранение, отгрузка зерна и т.п.;
  • ускорять, удешевлять и упрощать все процессы по обслуживанию поклажедателей, хранению и подработке продукции;
  • автоматически требовать согласования в необходимых процессах с определенными должностными лицами;
  • выполнять все расчёты, принятые на элеваторе;
  • проверять введенные данные на правильность и логичность – так называемая «защита от дурака» и «человеческого фактора»;
  • автоматически «решать» все рутинные управленческие и производственные вопросы;
  • облегчать подготовку различных отчетов и документов: стандартных договоров, справок, реестров и т.п.;
  • разделять доступ сотрудников к информации – каждый видит только ту информацию, которая ему нужна для работы;
  • знать и задавать последовательность действий при возникновении нестандартных ситуаций и подсказывать сотруднику, что ему делать или не делать в возникшей ситуации.

Система управления не должна быть для сотрудника обузой, смысл которой только в том, чтобы потом «нарисовать шефу красивые отчеты или графики». Она должна помогать в работе и контролировать его действия.

Что даст внедрение АСУ элеватору как бизнесу?

  • Четко построенный алгоритм обработки транспорта при приеме и отгрузке зерновых, дает контроль действий все участников этого бизнес процесса. Каждый сотрудник делает только свои, четко определенные действия, ничего лишнего не видит и не меняет, программа за ним перепроверяет, не дает совершить не корректные действия.
  • «Человеческий фактор» и хищения сводятся к минимуму.
    Конечно, положа руку на сердце, стопроцентной гарантии, того, что украсть что-то на элеваторе невозможно дать никто не сможет, но максимально усложнить этот вопрос автоматизированная система учета сможет.
  • Система автоматизации облегчает и ускоряет ввод информации, минимизируется количество ошибок: программа сама подберет, посчитает, проверит, заполнит и т.д.
  • Все данные хранятся и обрабатываются в одном месте. Причем это реально надежное место, без риска их утраты, несанкционированной корректировки и воровства.
  • Все производственные процессы унифицируются, становятся понятны для всех сотрудников, контролируется порядок выполнения операций, выявляются и устраняются «узкие места». Обучение и «ввод в строй» новых работников упрощается и ускоряется, ведь АСУ многие вещи делает сама или «ведёт» сотрудника по прописанному порядку действий.
  • Любой руководитель всегда оперативно, т.е. в любой момент времени, может сам, без привлечения других сотрудников, увидеть текущее состояние дел: наличие, объёмы, качество хранимой продукции в разрезе силосов и культур, наличие транспорта на территории, текущее состояние выполнения контрактов и т.д. и т.п.
  • Уменьшается время на обслуживание одного поклажедателя, что позволяет обслуживать большее их число тем же количеством сотрудников.
  • Ведется документирование и история работы и взаимоотношений с контрагентами: всегда есть ответы на вопросы типа кто, когда, где и что делал.
  • Система может предоставить каждому поклажедателю свой электронный рабочий кабинет, в котором он будет видеть всю текущую работу с элеватором: сколько и чего он хранит, все взаиморасчеты и другую необходимую информацию.
  • И как итог. Повысить свои конкурентные преимущества на рынке – всегда приятнее обслуживаться на элеваторе, работающем быстро, честно, максимально прозрачно и понятно.

Существующая ситуация сейчас и к чему нужно стремиться в вопросах автоматизации элеваторов

Excel – автоматизация

Основой автоматизации любого процесса являются первичные данные, которые нужно где-то хранить. Например, данные на машину и водителя, наименование продукции, качество и количество принятого зерна, договора с контрагентами, загрузка силосов и т.д. и т.п.

И тут на сцену выплывает самая простая и распространенная псевдоавтоматизация, которую часто называют «Excel – автоматизацией».

Суть её в том, что все нужные учетные данные хранятся в Excel табличках. Хранят их на локальных компьютерах и копируют от сотрудника к сотруднику. Чуть более продвинутые – используют для этого сетевые диски, давая совместный доступ нужным сотрудникам. Ну а самые «передовые» – держат эти таблицы на Google-дисках, моделируя таким образом онлайн доступ к данным «из любой части света».

Называть это автоматизацией нельзя, потому что Excel только немного упрощает хранение и расчеты, но ничего не автоматизирует и уж тем более ничем не управляет.

В чем минусы и плюсы такого подхода

  • Обычный «человеческих фактор»: ошибки при вводе или корректировке информации
  • Данные практически всегда вводятся вручную, даже не смотря на то, что многие из них одни и те же или постоянно повторяются, например, название культуры, данные на машины или водителей.
  • При вводе одних и тех же данных каждый сотрудник пишет их по-разному: например, буквы в номерах машин одни вводят кириллицей, а другие английским алфавитом и т.п., что в итоге приводит к ошибкам в поиске, сортировке и группировки данных для отчетов.
  • Случайное или преднамеренное искажение или удаление информации – Excel не обеспечивает безопасности данных, и это очень важный момент. Невозможно обеспечить настоящую безопасность информации в Excel и разделение доступа к ней.
  • Таблиц за частую не одна, что, во-первых, порождает дублирование действий и информации, во-вторых, «пересекает/наслаивает» зоны ответственности сотрудников, в третьих, зачастую ни одна из таблиц не может отразить «картины в целом».

Ну и плюсы Excel-табличек только в том, что это все практически бесплатно. Но помним, что «бесплатный сыр бывает только в мышеловке».

«Лоскутная автоматизация». Набор мелких и разноплановых программ

Второй подход к автоматизации программисты обычно называют «зоопарком».

Смысл его в том, что автоматизируются небольшие кусочки производственных и учетных процессов разными людьми, фирмами, в разное время и не связанными между собой. Обычно это делается под конкретных сотрудников и их понимания, что должна делать программа именно для их удобства, без взаимосвязи с другими службами и процессами.

Например, учет результатов анализов в лаборатории ведется в какой-то своей системе, написанной «талантливым студентом», который работал несколько лет назад и уже уволился, но его программа продолжает работать и вполне устраивает именно лабораторию. И она никак не связана с рабочим местом на КПП, весовой и, тем более, учетом.

У учетчиков своя программа, которую когда-то заказали знакомому фрилансеру и он написал её на том языке программирования, который знал. Данные из лаборатории в неё вводятся вручную. По каким правилам учета и как она работает уже никто не помнит, но «вроде бы работает правильно». Как в неё вносятся изменения? «Ну, платим этому фрилансеру и он что-то там делает. Конечно, это долго ждать и дорого, но без него мы никуда не денемся – только он знает, как это работает».

К тому же часто бывает так, что сотрудник, работающий с такой «автоматизацией» увольняется, забывает или не хочет сказать пароли, объяснить, как работать с такой программой и всё на этом и заканчивается. Больше никто ничего не знает и всё возвращается к ручной работе или «Excel-автоматизации».

Плюсов у такой «автоматизации» совсем мало: «вроде бы есть», но особого эффекта для всей организации нет.

Минусы все те же самые, что и при «Excel-автоматизации», только вопрос потери и передачи данных стоит еще более остро.

Если в случае с excel понятно, где и в каком виде они хранятся, то в случае «зоопарка» каждая программа хранит данные где-то в своем месте, часто в непонятных, кодированных или зашифрованных файлах и получить к ним доступ сложно. Не редки случаи, когда элеваторы теряли вообще все данные из таких программ.

Перенести же данные из одной программы в другую в большинстве случаев можно только вручную или опять же через Excel.

Автоматизация учета на элеваторе как «расширение» системы бухучета

Третий подход заключается в расширении возможностей уже существующих программ бухгалтерского учета.

Нужно отдать должное бухгалтерам – они всегда выступают двумя руками за автоматизацию своей деятельности и практически в каждой бухгалтерии внедрена система автоматизации бухгалтерии.

И вот на базе этих программ, дописывая дополнительные модули и функции, пытаются постфактум автоматизировать оперативный и управленческий учет.

Главный минус этого подхода – нет оперативного учета и управления производственными процессами. Данные в такую систему вводятся опять же вручную, одним бухгалтером и уже после того как прошла операция, когда бухгалтер физически сможет ввести данные в систему. «Человеческий фактор» при таком подходе играет очень большую роль – всё зависит от одного человека. К тому же такой подход не позволяет управлять оперативными процессами. Например, определять четкий алгоритм и управлять движением машины по территории элеватора при сдаче продукции в зависимости от культуры и её качества.

Как должна быть построена система учета и управления на элеваторе

Система автоматизации элеватора должна строиться на идеологии «Автоматизированных рабочих мест» и единой системы хранения и доступа к информации. То есть, у каждого сотрудника, выполняющего определенные функции, есть свое рабочее место в АСУ элеватора: АРМ «КПП», «Весовщика», «Лаборанта», «Сменного мастера», «Бухгалтера», «Директора» и т.п.

Работающий сотрудник вносит в систему только те данные, с которыми он работает. Причем, он видит, вносит и редактирует данные только в дозволенный момент времени с выполнением всех проверок на корректность и логическую правильность данных.

Например, весовщик вносит только брутто и нетто веса машины проехавшей через КПП, но не касается данных по номеру, водителю, грузу и т.п. А при вводе контролируется, что «нетто вес» не может быть больше «брутто» и не может машина весить больше, например, 50 тонн.

Для того чтобы работать в таком АРМе не нужно знать Excel и иметь высшее инженерное образование. Так же каждый АРМ автоматически готовит все необходимые бумажные документы.

Сменный мастер, директор элеватора помимо рабочего места на стационарном компьютере могут иметь и мобильное рабочее место. Особенно это касается директора элеватора, который не всегда присутствует на рабочем месте, но все необходимая ему информация будет у него в специальном приложении на мобильном телефоне. С него он сможет не только оперативно контролировать работу всего элеватора, но и согласовывать различные вопросы. Например, подтверждать разрешения на отгрузку, приемку машин из «черного» списка, и т.п. Более подробно этот вопрос описан в статье «Смартфон директора как центр управления элеватором».

Грамотно построенная система должна начинаться еще за воротами элеватора, организуя очередь заезда зерновозов на КПП. Машины не должны скапливаться на дорогах и площадках перед элеватором, а должны приезжая в назначенное время, сразу регистрироваться и заезжать в ворота КПП. Организуется это при помощи электронной очереди заезда машин.

Важным элементом АСУ является вопрос автоматизации процесса приемки и отгрузки зерна с авто или железнодорожного транспорта. Остановимся на вопросе обработки автомашин сдающих зерно на элеватор.

Рассмотрим его по этапам:

  1. При прибытии на элеватор машина регистрируется. При этом в АСУ вносятся данные по машине, водителю, грузу из ТТН, которую приносит водитель. Например, номера машины и прицепа, данные на водителя, тип и вес сдаваемых зерновых, данные на поклажедателя и т.п.
    Если элеватор ведет «черный» список машин (хозяйств, водителей) которые в прошлом пытались обмануть или имеют плохую репутацию, то на этом этапе сразу же происходит проверка – не попадает ли эта машина в такой список. Что делать с ней дальше решает начальник смены или директор, используя специальное мобильное приложение.
    После регистрации водитель получает «обезличенную» карточку с RFID-меткой, QR или штрих кодом. Эта «карточка машины» является её пропуском на все следующие этапы сдачи продукции и, одновременно, контролем за ней на территории.
    Формируется очередь заезда машин в зависимости от производственного плана элеватора по приемке зерна. Водителю посредством СМС или на внешнем табло приходит разрешение на заезд на территорию элеватора.
  2. Машина, используя полученный электронный пропуск, заезжает через КПП, при этом в АСУ фиксируется время заезда, и движется по определенному ей маршруту.
    Например, следующей точкой является пробоотборник и лаборатория. Считывая данные с «карточки машины» обезличенная зерновая проба отправляется в лабораторию, которая проводит её анализ и вносит результаты анализов в систему. При этом сотрудники не знают, какому поклажедателю принадлежит само зерно и этим исключается «человеческий фактор», когда для одних поклажедателей качество улучшается, а для других – ухудшается. Система сама выполнит все проверки по обязательности ввода показателей качества и соответствию их базису культуры.
  3. В зависимости от данных по качеству продукции система может автоматически определить класс сдаваемой продукции и самостоятельно назначить силосы или другие места хранения принимаемой продукции, а так же маршрут движения транспорта по территории элеватора.
    В случае, если возникли противоречия между планируемым качеством зерна у поклажедателя и реальными показателями в лаборатории в силу вступает процедура арбитража и согласования – будет ли сдаваться данная партия и по какому классу. Сам арбитраж автоматизируется путем передачи нужных данных на почту, мессенджер заинтересованных сторон, а подтвердить их решение также можно удаленно.
  4. После определения классности, машина получает разрешение на брутто-взвешивание. Заезжая на весовой комплекс у водителя считываются данные «карточки машины», а её вес, в зависимости от типа весов, автоматически считывается в систему или, если весы не связаны с АСУ, его вручную заносит весовщик на своем рабочем месте. АРМ контролирует прохождение предыдущих этапов процесса, допустимые отклонения веса и т.д.
  5. После взвешивания машина едет на выгрузку на назначенную ей точку выгрузки.
  6. После разгрузки возвращается на весы для получения веса «нетто».
  7. После этого водитель выезжает с территории элеватора, сдает свою «карточку машины» и получает все необходимые бумажные документы, которые так же автоматически готовятся в АСУ.

Одновременно работает система количественно-качественного учета (ККУ) всей хранимой продукции, связь с бухгалтерским учетом и подготовка всей необходимой документации и отчетности.

Управление движением автомобиля можно осуществлять с помощью светофоров, управление которыми интегрировано в АСУ.

Проблемы, возникающие при внедрении АСУ

Боязнь, что это очень дорого

Понятие «дорого» и «дешево» у каждого свои, но если учесть, сколько будет стоить ошибка персонала, например разгрузка машины с кукурузой в силос, где хранится пшеница, то стоимость АСУ покажется копейками. По большому счету, стоимость системы может исчисляться стоимостью нескольких машин зерна. А теперь добавьте сюда, что элеватор сможет увеличить количество обрабатываемых машин и зарабатывать гораздо больше. Опыт внедрения говорит о том, что все затраты окупаются в течение первого года работы.

Для всего этого нужен свой «айтишник», сервера и т.п.

Что можно сказать на этот счет:

Во-первых, свой «айтишник» это всегда хорошо, но его наличие совсем не обязательно. Разработчики самостоятельно проведут беседы с сотрудниками элеватора и настроят всю систему под индивидуальные особенности каждого предприятия.

Во-вторых, что касается серверов, то вся система может работать на основе «облачных» технологий и SaaS (Software as a Service — программное обеспечение как услуга)

SaaS — это метод работы с нужным программным обеспечением по подписке. Фактически это аренда требуемых программ и «железа» у разработчиков. Практически всегда это «облачное» решение, т. е. находящееся на серверах в интернете. Пользователь получает доступ к сервису через браузер или по API и не имеет никакой «головной боли» по вопросам обслуживания своей IT-инфраструктуры, ведь этой поддержкой целиком занимается поставщик услуги.

Упрощенно говоря, модель SaaS – это когда клиент работает с готовым решением онлайн. Оплачивает доступ и максимально быстро получает на руки готовый инструмент.

Работать на SaaS модели или устанавливать АСУ на своих серверах решается в процессе анализа и переговоров, но всегда можно начать работать на SaaS, а затем, поняв все нюансы, перенести всю систему на свои собственные сервера.

Наши сотрудники уже “старые”

Часто встречается такая точка зрения: «наши сотрудники уже “старые”, чтобы осваивать компьютер, они привыкли работать в Excel и не смогут освоить новую систему». Это в корне не правильно. Как показывает опыт внедрения подобных автоматизированных систем, освоить их в реальности намного проще, чем изучить все тонкости электронных таблиц. А те, кто уже имеет опыт работы с Excel, осваивают их гораздо быстрее.

С этими системами человеку гораздо проще работать, ведь он выполняет только те действия, которые касаются его функциональных обязанностей. К тому же система контролирует правильность вводимых данных и выполняемых сотрудником операций. Например, не нужно постоянно вводить номер приехавшей машины, его просто нужно выбрать из списка, причем на весовой он может выбрать только ту машину, которая уже проехала КПП и получила результаты лаборатории, что исключает ошибочный ввод веса для другой машины.

«Нас всех после этого уволят»

Одно из заблуждений, тянущееся ещё с девяностых годов прошлого века – это то, что «как только нас автоматизируют – половину персонала уволят». Занимаясь более 30 лет автоматизацией, еще ни разу не видел, что бы после внедрения систем учета и управления людей сократили. Вот набирать новых сотрудников – это да, бывало, что действительно прекращали, так как «старые», работали быстрее и эффективнее. Новых нужно было еще найти и научить. А зачем, если «старые» уже всё знали, умели и стали, после автоматизации своих рабочих мест, лучше работать?

В качестве итогов хочется сказать следующее:

В современном диджитализированном мире компьютерные системы становится «маст хэв’ом» — обязательным условием нормальной работы предприятия, как например, в бухгалтериях. Тот кто, успеет первым внедрить системы управления, повышающие эффективность работы и уменьшающие издержки – имеет гораздо больше шансов выиграть в идущей жесткой конкурентной борьбе. Те, кто будет работать «по старинке», вряд ли выживут и смогут успешно работать и развиваться в будущем.

Ну а выводы каждый бизнесмен будет делать самостоятельно.