Автоматизация бизнес-процессов зернотрейдеров

Одно из основных направлений работы компании «Арт Порт» – автоматизация зернового бизнеса в самых различных его аспектах. Мы занимаемся автоматизацией практически всех процессов: начиная от закупки зерна трейдерами у производителей, его перевозке, хранению и заканчивая отгрузкой на суда.

Для некоторых наших клиентов основной бизнес это зернотрейдинг как таковой: «сегодня купили – завтра продали». Другие, как например элеваторы, зарабатывают на хранении и подработке зерна. Для третьих важны операции погрузки на суда по заключенным экспортным контрактам. У четвертых, особенно у больших, вертикально интегрированных агрохолдингов, присутствуют все этапы этого бизнеса: от выращивания зерна и до поставки его за рубеж.

Но практически у всех, кроме больших агрохолдингов, остаются не решенные задачи автоматизации своих бизнес процессов.

Вот об этом мы и хотим поговорить в этой статье.

Немного о текущей ситуации в вопросах автоматизации бизнеса «зерновиков»

Как ни странно, но ситуация с автоматизацией процессов торговли зерном, во многих фирмах осталась на уровне середины нулевых годов: Excel-таблицы и «бумаги».

Должным образом автоматизирована работа только бухгалтерии. Тут проще всего – все бухгалтерские процессы и отчетность стандартизированы государством и достаточно понятны. Конечно, у каждого бухгалтерский учет немного со своими нюансами, но всё это укладывается в рамки бухгалтерских стандартов.

Что касается других бизнес-процессов, то здесь ситуация значительно хуже. Уровень и качество их автоматизации у большинства организаций существенно ниже бухучета.

Нельзя сказать, что это у всех нет. Есть фирмы, у которых только некоторые задачи хоть как то, но автоматизированы. У других автоматизировано большее число производственных задач и процессов, но часто они информационно не связаны между собой – работают как отдельные задачи. Очень мало тех, у кого есть целостная информационно-управляющая система предприятия (АСУП). Но больше всего тех, особенно среди малых и средних предприятий, у кого вообще ничего, кроме автоматизации бухгалтерии, нет.

А ведь работа трейдера состоит из множества этапов, начиная с поиска поставщика.

Информация о контрагентах (адреса, телефоны, контактные лица и т.п.), их возможности по объемам и качеству зерна, заключённых договорах поставок, продаж и т.д. хранятся чаще всего в экселе. Договора, согласования и разрешение на заключение сделки, распоряжения об оплате в бухгалтерию – всё это циркулирует на фирме в бумажной форме или, в лучшем случае, в виде электронных писем и сообщений в мессенджерах.

Менеджер, планируя сделку, готовит в различной форме заявки или листы согласования с другими отделами:

• непосредственным руководством: начальником отдела, коммерческим директором и т.п.;
• логистами и экспедиторами, отвечающими и гарантирующими вывоз приобретенной продукции в указанное время;
• экономистами, рассчитывающими и подтверждающими, что данная сделка выгодна для предприятия;
• службой безопасности, проверяющей надежность фермера или другого контрагента;
• отделом качества зерна, удостоверяющим соответствие качества приобретаемой продукции;
• финансовым директором, обещающим найти деньги на оплату этой сделки;
• менеджерами по хранению или продажам, определяющими, куда вести на хранение или продажу
• планируемое к покупке зерно;
• и т.д. и т.п.

Причем каждому из них нужно написать отдельную бумагу или запрос со всеми характеристиками планируемой сделки, подождать пока они разберутся и поставят свои визы и только потом давать ответ товаропроизводителю – покупаем мы или нет.

И тут ситуация как обычно: одни на совещании, другие – на выезде, у кого-то – кофе-брейк, кто-то сейчас занят другим вопросом и нужно подождать. Знакомая ситуация?

А менеджеру решать нужно «здесь и сейчас». Фермер ведь тоже долго ждать не будет. Ему нужно продать мало того, что быстро, но и самое главное дорого. И он общается чаще всего практически одновременно, не с одним трейдером, а сразу с несколькими, сравнивая их предложения и выбирая для себя лучшее. А современные сельхозпроизводители уже и сами контролируют цены на рынке, смотрят данные по мировым биржам зерна и понимают, какую цену им предлагают покупатели.

Сегодня нужен эффективный менеджер, который перед переговорами с фермером уже знает:

• всю возможную информации о потенциальном партнере;
• о перечне предлагаемой им сельхозпродукции и её качестве;• свои возможности в движении вправо-влево по цене и другим параметрам сделки;
• аналитику о текущей ценовой ситуации на рынке и её перспективах, как в ближайшее время, так и на сезон в целом;
• о свободных мощностях по хранению на элеваторах (своих и чужих) и стоимости хранения;
• о возможностях логистики – стоимости и реальности вывоза приобретенной сельхозпродукции в нужное время;
• о перспективах последующей продажи купленной в этой сделке продукции;
• экономическую целесообразность и необходимость планируемой сделки – ведь иногда, когда при формировании по договору партии в 5-10 тысяч тонн, не хватает последних 100-200 тонн, их покупают даже в ущерб себе, но с целью закрыть большой договор вовремя и заработать именно на нём.

Знать нужно столько, чтобы все переговоры с фермером провести максимально быстро и эффективно – помня, что с ним постоянно так же работают и конкуренты. А для этого нужно все цифры видеть у себя перед глазами на мониторе компьютера, а что необходимо – иметь возможность быстро посмотреть или уточнить у коллег во внутренней информационной системе.

Ручные просчеты экономики сделки, её прибыльности, а так же бумажные и телефонные согласования с разными отделами: занимают много времени. Часто одни и те же данные по планируемой покупке/продаже сообщаются каждому подразделению, принимающему участие в согласовании, отдельно. Те самостоятельно принимают решение, и каждый дает менеджеру свое указание или ответ: «а уточните вот такой вопрос», «а пусть он даст еще такую справку», «а предложи еще один вариант» и т.д. А времечко всё тикает и тикает.
Опять же, если на предприятии есть автономно работающие задачи по логистике, расчету «экономики покупки/продажи/хранения», то данные в неё вводятся вручную, а не берутся автоматически из общей информационной базы предприятия, которой часто просто нет.

Например, на одном из автоматизируемых нами предприятии, все характеристики одного и того же договора с фермером на покупку сельхозпродукции вводились вручную в свой учет в каждом отделе: у менеджеров, логистов, экономистов, экспедиторов, СБ, бухгалтеров, в отделе качества и на элеваторе. При этом появляется ещё и «человеческий фактор» – ошибки при ручном вводе. Сколько времени сотрудники тратят впустую, просто набирая одни и те же данные каждый в свою задачу или в разные excel таблички?

И таких примеров очень много. Тот, кто быстрее и, что еще важнее, качественней, решит все вопросы по сделке, предложит фермеру лучший для него вариант (и себя любимого не забудет), тот первый её и осуществит, а значит и заработает. Если же трейдер целый день будет согласовывать свою позицию с начальниками и другими службами – фермер продаст своё зерно другому, более «шустрому», покупателю.

Особенности автоматизации зернотрейдеров

Подходы к автоматизации в торговле зерном немного отличаются от обычных торговых операций в других видах бизнеса.
В чем её особенности?

Различные схемы работы у каждого трейдера

Главная особенность в закрытости и индивидуальных отличиях логики работы у каждой фирмы.
Например, у одних есть свой автопарк, являющийся основой для автотранспортной логистики, при вывозе зерна. При этом они самостоятельно ведут весь учет по нему. Другие принципиально вывозят зерно только на арендованных грузовиках. Третьи используют железнодорожные перевозки или собственный флот, как, например, Нибулон.

Аналогично и с элеваторами. Одни накапливают купленную продукцию на своих, другие на любых, наиболее подходящих для данной сделки элеваторах.

Есть предприятия, работающие исключительно в режиме быстрого трейдинга: «сегодня купил – завтра продал». А есть те, кто самостоятельно выращивает зерно, хранит его на своем элеваторе и потом сам продает его на экспорт. Есть и те, как, например, ГК Прометей, которые дополнительно торгуют удобрениями и СЗР.

У некоторых трейдеров менеджеры по закупкам чаще всего работают в режиме выполнения полученных заданий от «продажников», формирующих партии на продажу экспортерам. У других логика в стиле «свободной охоты» – покупаем, то, что можем купить и храним на элеваторе, а отдел продаж потом продает.
Одни активно работают с банками и заемными ресурсами, другие стараются обойтись собственными средствами, минимально используя кредиты.

И таких отличий масса на каждом предприятии, которые «всплывают» при предварительном обследовании перед началом работ по разработке информационно-аналитической системы.
Всё это приводит к тому, что использовать стандартные программы, как, например, для бухгалтерии, для автоматизации торговли в магазине или закупке и доставке питьевой воды, которая просто настраивается для каждого покупателя, без особых доработок, не получится.

Для каждого зернотрейдера нужно делать свою АСУ с учетом его особенностей. Соответственно разработка и внедрение такой системы занимает больше времени, и она стоит дороже приобретения коробочного продукта, как для бухгалтерии.

Мнение о невозможности автоматизировать работу зернотрейдера

Почему то многие производственные вопросы, касающиеся ускорения и облегчения работы считаются самими сотрудниками и руководством совершенно неподдающимися автоматизации. Хотя с точки зрения автоматизатора и программиста – это не такие уж и сложные задачи. В них спокойно можно разобраться, формализовать и автоматизировать, облегчив жизнь и увеличив эффективность работы конкретного рабочего места.

Например, задача автоматизированной обработки реестров ТТН выгруженных на элеваторе машин или железнодорожных вагонов. Обработка этих реестров, по оценкам практически всех трейдеров, занимает много рабочего времени и является очень трудоемкой операцией. Реестры формируются каждым элеватором в своих формах таблиц, часто совершенно не похожих друг на друга и включающих разные данные. Но и всё это нормально поддается автоматизации и позволяет очень эффективно работать менеджерам и руководителям, оперативно контролируя выполнение контрактов с поставщиками. Нами такой модуль разработан, и он активно используется некоторыми трейдерами, экономя им кучу времени.

Зависимость всей работы от конкретного руководителя

Еще одной важной отличительной чертой автоматизации трейдинга сельхозпродукции часто является сильная зависимость схемы работы предприятия от конкретного руководителя. Причем, как всей компании в целом, так и руководителей среднего звена – начальников отделов и служб. Бывают случаи, когда при смене руководителя логика работы предприятия меняется.

При правильно выстроенной системе автоматизации бизнеса такого быть не должно! При замене любого должностного лица бизнес продолжает работать по согласованной схеме, а сотрудники выполняют возложенные на них обязанности, работая в её русле.

Наш опыт говорит о том, что очень многие задачи и процессы в зерновом трейдинге, так же можно формализовать и стандартизировать, сделав из них условные «кирпичики» для построения будущей системы. Причем все эти модули будут информационно связаны между собой.

Например, такие процессы и задачи как:

• • • Данные по контрагентам: поставщикам и покупателям сельскохозяйственной продукции, перевозчикам, лабораториям, элеваторам и т.д. и т.п.
    • Ведение единой системы учета договоров (сделок) на покупку, продажу, хранения и обработку сельхоз продукции.
    • Формирование отчетности и документов, необходимых менеджеру при работе: договора, счета, накладные, различные реестры и т.д.
    • Управление и контроль за текущим состоянием сделок покупки, продажи, хранения. Заключение договоров и контроль их исполнения.
    • Формирование планов работ по отделам и отдельным менеджерам и контроль их выполнения.
    • Ведение системы индикативных закупочных или продажных цен, возможных скидок и ценовых предложений, включая индивидуальные условия для отдельных контрагентов.
    • Процесс согласования и утверждение сделок и договоров всеми службами и отделами.
    • Подтверждение и согласование различных управляющих решений с помощью чат-ботов, Например, руководитель отдела в чат-боте может принять решение и дать команду подчиненным, что делать с машиной сомнительными или граничными параметрами зерна: разрешить или запретить выгрузку и т.п.
    • Логистика и контроль перевозок. Это огромный блок задач, который уже неплохо автоматизирован.
    • Свой автопарк или привлеченный – всем нужно планировать и считать стоимость перевозки с учетом возможных маршрутов и простоев.
    • Работа с железной дорогой: учет, погрузка и выгрузка вагонов. Обмен данными с железной дорогой.
    • Погрузка зерна на корабль.
    • Агентирование судов.
    • Электронные ТТН. Минтранс Украины планирует их поэтапный ввод, начиная с 2021 года и обязательное использование, как и на железной дороге. Е-ТТН помогут в быстром получении информации по перевозкам и отгрузкам зерна, а значит, можно будет оперативно видеть, как выполняются контракты.
    • Работа с экспедиторами или сотрудниками отделов качества «в поле», через приложения для мобильников: планирование их маршрутов, оперативная выдача указаний и получение отчетов о результатах работы как по проверкам качества зерна у фермеров, так и по вывозу от них купленной сельхоз продукции.
    • Расчет экономики и прибыльности сделок как по этапам: покупка, хранение, продажа, так и в целом по предприятию, отделам, менеджерам, культурам, периодам и т.п.
    • Прием данных из внешних источников: реестры транспорта, участвующего в перевозках, реестры разгрузок в порту или на элеваторах, авто и ж/д транспортом, результаты проверок качества зерна у фермеров и на элеваторах.
    • Формирование плана платежей и фактического их проведения, наличие денежных ресурсов, работа с банком, кредитными средствами, бухгалтерия.
    • Полный цикл работы элеватора. Автоматизация процессов приема, хранения, отгрузки, расчеты стоимости и т.д.
    • Аналитика рынков зерна, его перевозок и хранения. Их ближайшие и долгосрочные перспективы.
    • Возможность мобильной работы сотрудников. Мобильное рабочее место может быть реализовано в виде специального приложения на смартфоне или в виде доступа к АСУП через браузер и использоваться с любого устройства: смартфона, планшета, ноутбука и т.п.;
    • Организация документооборота с УЗ, коммерческий осмотр вагонов при их подаче и уборке, контроль дислокации вагонов в пути и организация  прибытия составов в порт прямо под подход судна, на которое их нужно выгрузить.

  Многие из вышеперечисленных задач уже можно приобрести готовые. Естественно, с доработкой под себя и «красиво» интегрирую их в свою АСУП или на их основе начать создавать свою систему управления предприятием.

  Мобильность работы сотрудников

  Отдельно хотелось бы упомянуть об удаленной и мобильной работе трейдеров. Опыт карантина, да и уже явно просматривающаяся тенденция к выносу рабочих мест сотрудников из офиса в других видах бизнеса, стала испытанием для многих предприятий. Явная линия прошлой жизни, что все «должны сидеть в офисе и быть в курсе рынка» не выдержала испытания карантином. И одним из главных сдерживающих факторов удаленной работы оказалось как раз «привязка к бумагам», не автоматизированная передача информации и невозможность дистанционно согласовывать управленческие решения, хотя бы с использованием специальных чат-ботов.

  А продуманное мобильное рабочее место (МРМ) позволяет сотруднику информационно «находиться в курсе всех дел и рынка», физически находясь вне офиса. Что и доказали мощные киевские и международные зерноторговые компании, которые прекрасно себя чувствовали в этих условиях, так как у них подобные системы управления с возможностью мобильного доступа созданы и успешно работают. Как дополнительный бонус они еще и на содержание офисов для работников не тратятся, повышая тем самым экономическую эффективность своей работы. Выдали менеджеру ноутбук или планшет с программой, предоставили необходимые доступы к базе данных и «вперёд, работайте».

  Тем более, что информационную базу и сам программный комплекс АСУ можно и нужно хранить в «облаке», что делает всю систему еще более устойчивой и безопасной в нынешних украинских реалиях.
  Сюда же можно отнести и вопрос предоставления доступа сотрудникам контрагентов к необходимым им данным из информационной базы трейдера. Таким образом, они могут сами, не отвлекая от работы менеджеров, получить всю необходимую и разрешенную им информацию. Например, данные по качеству и выгруженным весам каждой машины из приобретенной партии зерна, ход погрузки зерна на судно и т.д.
  Все разработанные нами программные решения имеют возможность «облачной» и мобильной работы.

  

   

  В качестве заключения хочется сказать, что в последнее время всё большее число зернотрейдеров начинают задумываться об автоматизации своих производственных процессов. Многие из них понимают, что чем позже начнут строить собственные системы управления бизнесом и административным учетом, тем меньше шансов у них будет в будущем выжить в жесткой конкурентной борьбе с мощными отечественными и зарубежными игроками на рынке торговли зерном. Ведь грамотно построенная система позволяет снижать собственные издержки и затраты, одновременно повышая скорость, качество и «правильность» принятых управленческих решений.

  По многолетнему опыту работы компании «Арт Порт», на планирование, разработку, отладку и внедрение полноценной АСУ предприятия реально уходит до года. В то же время первые результаты, с учетом того, что в нашем «багаже» уже достаточно много разработанных «кирпичиков», можно получить буквально в первые два-три месяца работы.

  Поэтому, если у Вас появляются мысли о разработке и внедрении собственной системы, давайте созваниваться, встречаться и обсуждать все возникающие вопросы.

  А если с обеих сторон есть желание – всегда можно договориться.